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Innovando la Tradición: Centralizando las Operaciones de Compras para una Autoridad Financiera Eclesiástica

Nuestro cliente actúa como la entidad financiera de la Curia Romana. Su función principal es supervisar la gestión de los activos de la Santa Sede, que incluyen propiedades inmobiliarias, inversiones financieras y otros recursos económicos. Desempeña un papel fundamental en la administración económica y financiera de la Santa Sede, brindando apoyo esencial para las actividades globales de la Iglesia Católica.

El Desafío

En 2020, nuestro cliente enfrentó un desafío crítico tras la Carta Apostólica "Normas sobre transparencia, control y competencia en los contratos públicos de la Santa Sede y el Estado de la Ciudad del Vaticano". La directiva era clara: modernizar y digitalizar las operaciones de compras para garantizar la transparencia y el control en todo el proceso de Sourcing a Pago. Esta iniciativa tenía como objetivo optimizar las operaciones, beneficiando especialmente a la oficina de compras y a los dicasterios, que son los principales usuarios de la nueva plataforma.

Los principales desafíos incluyeron:

  • Prácticas de compras fragmentadas entre las diversas entidades vaticanas.
  • Falta de supervisión centralizada.
  • Complejidad para cumplir con las regulaciones vaticanas.
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El Enfoque

Después de un análisis exhaustivo de los requisitos comerciales del cliente, Avvale aplicó su experiencia estratégica para diseñar una solución integral para gestionar los procesos de compras a lo largo de Sourcing a Contrato, Procura a Pago y el Sector Regulador, utilizando la solución SaaS de SAP Ariba.

Aprovechando 20 años de experiencia en implementaciones y servicios de asesoría en compras, incluidos casi 8 años específicamente con soluciones de SAP Ariba, el equipo de Avvale estaba bien preparado para apoyar al cliente de manera oportuna. Esto implicó entender tanto el alcance de los procesos requeridos según los estándares de la plataforma como explorar características adicionales que no se proporcionaban actualmente. Para abordar los requisitos específicos de la institución, integrar la Plataforma de Tecnología Empresarial (BTP) de SAP resultó ser la mejor opción para soluciones personalizadas y extensiones.

La fase de análisis se extendió aproximadamente por 5 meses e involucró todas las áreas comerciales relevantes, la oficina de compras de la institución, la Secretaría para la Economía del Estado de la Ciudad del Vaticano y otras entidades clave (como los 17 Dicasterios Vaticanos, Academias Pontificias, Comisiones, la Secretaría de Estado, la Guardia Suiza y la Rota Romana). Este enfoque holístico integró la experiencia profunda de Avvale en procesos de compras con las mejores prácticas de la industria, asegurando el cumplimiento de requisitos estructurales y procedimentales complejos. El curso de acción iterativo de Avvale refinó continuamente la solución a través de la retroalimentación del cliente para garantizar la mejora y sostenibilidad continua de la solución.

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El Impacto

Al final de este proceso, la organización gestionó con éxito todo su proceso de compras en una única plataforma, garantizando el cumplimiento de las regulaciones vigentes y aumentando la colaboración con los proveedores. Los proveedores utilizan la solución Ariba Network como un punto de acceso único, ingresando información para el registro y la calificación, participando en eventos de negociación y recibiendo documentos transaccionales para el ciclo de pago.

El apoyo de Avvale incluyó actividades de gestión del cambio realizadas durante la fase final de implementación y el período de atención intensiva, logrando de inmediato un alto nivel de adopción por parte del cliente. Notablemente, poco más de dos semanas después del lanzamiento, el 99% de las entidades de la institución habían adoptado la nueva solución.

El apoyo continuo de Avvale sigue optimizando las operaciones de compras del cliente, asegurando un éxito sostenido en la gestión de los recursos económicos de la Santa Sede.

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