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Innovare la tradizione: centralizzazione delle operazioni di approvvigionamento per un’autorità finanziaria ecclesiastica

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Il nostro cliente opera come entità finanziaria della Curia Romana, con il compito principale di supervisionare la gestione dei beni della Santa Sede, che includono proprietà immobiliari, investimenti finanziari e altre risorse economiche. Svolge un ruolo cruciale nell’amministrazione economica e finanziaria della Santa Sede, fornendo supporto essenziale alle attività globali della Chiesa Cattolica.

La sfida

Nel 2020, il cliente ha affrontato una sfida critica a seguito della Lettera Apostolica “Norme sulla trasparenza, controllo e concorrenza nei contratti pubblici della Santa Sede e dello Stato della Città del Vaticano”. La direttiva era chiara: modernizzare e digitalizzare le operazioni di approvvigionamento per garantire trasparenza e controllo lungo l’intero processo Source-to-Pay. Questo progetto mirava a ottimizzare le operazioni, in particolare a vantaggio dell’Ufficio Acquisti e dei Dicasteri, principali utilizzatori della nuova piattaforma.

Le principali criticità da affrontare includevano:

  • pratiche di approvvigionamento frammentate tra le diverse entità vaticane;
  • mancanza di supervisione centralizzata;
  • complessità nell’adesione alle normative vaticane.
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L'approccio

Dopo un’attenta analisi dei requisiti aziendali del cliente, Avvale ha messo in campo la propria esperienza strategica per progettare una soluzione completa per la gestione dei processi di approvvigionamento, coprendo le aree Source to Contract, Procure to Pay e il Settore Regolamentato, utilizzando la soluzione SaaS SAP Ariba.

Grazie a oltre 20 anni di esperienza in implementazioni e consulenza nel settore procurement, di cui quasi 8 specificamente con le soluzioni SAP Ariba, il team di Avvale era ben preparato per supportare rapidamente il cliente. Questo significava comprendere sia i processi richiesti in base agli standard della piattaforma, sia esplorare funzionalità aggiuntive non ancora disponibili. Per soddisfare le esigenze specifiche dell’istituzione, l’integrazione con SAP Business Technology Platform (BTP) si è rivelata la scelta migliore per soluzioni personalizzate ed estensioni.

La fase di analisi, durata circa 5 mesi, ha coinvolto tutte le aree aziendali rilevanti, l’Ufficio Approvvigionamenti dell’istituzione, la Segreteria per l’Economia dello Stato della Città del Vaticano e altre entità chiave (tra cui i 17 Dicasteri Vaticani, Accademie Pontificie, Commissioni, la Segreteria di Stato, la Guardia Svizzera e la Rota Romana). Questo approccio olistico ha integrato l’approfondita competenza di Avvale nei processi di approvvigionamento con le migliori pratiche del settore, assicurando la conformità a requisiti strutturali e procedurali complessi. L’approccio iterativo di Avvale ha permesso di perfezionare continuamente la soluzione grazie ai feedback del cliente, garantendo miglioramenti costanti e sostenibilità.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

Al termine del progetto, l’organizzazione è riuscita a gestire l’intero processo di approvvigionamento su un’unica piattaforma, garantendo conformità alle normative vigenti e migliorando la collaborazione con i fornitori. Questi ultimi utilizzano la soluzione Ariba Network come punto unico di accesso, inserendo informazioni per la registrazione e qualificazione, partecipando a eventi negoziali e ricevendo documenti transazionali per il ciclo di pagamento.

Il supporto di Avvale ha incluso attività di change management durante la fase finale di implementazione e il periodo di hypercare, ottenendo immediatamente un alto livello di adozione da parte degli utenti. In modo sorprendente, entro poco più di due settimane dal lancio, il 99% delle entità dell’istituzione aveva adottato la nuova soluzione.

Il supporto continuo di Avvale continua a ottimizzare le operazioni di approvvigionamento del cliente, assicurando il successo sostenibile nella gestione delle risorse economiche della Santa Sede.

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