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Arco Educação reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Jahresabschlüssen um 75%

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Arco Educação ist ein brasilianisches Unternehmen, das sich auf Bildungslösungen von der frühkindlichen Erziehung bis zur High School konzentriert und Inhalte, Technologien und Dienstleistungen für mehr als 3 Millionen Schüler und fast 9.000 Privatschulen im ganzen Land entwickelt. Mit einem Wachstum von mehr als 35 % pro Jahr hat das Unternehmen sein Portfolio und seine territoriale Reichweite erweitert. Arco wurde 2006 gegründet und hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Bildungssystem zu verändern und den Schulen in ganz Brasilien einen immer größeren Mehrwert zu bieten. 

Die Herausforderung

Arco Educação, ein schnell wachsendes Startup-Unternehmen, machte sich schnell einen Namen auf dem heimischen Markt. Dieses hohe Tempo brachte jedoch Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der Strukturierung interner Prozesse, die sich unmittelbar auf den Rechnungsabschluss und die Erstellung von Jahresabschlüssen auswirkten.

Mit 16 Unternehmen in der Gruppe und Daten, die über 5 verschiedene Quellen verteilt waren, wurde der Prozess der Finanzkonsolidierung komplex und wurde manuell mit Tabellenkalkulationen verwaltet. Dieses Szenario verdeutlichte den Bedarf an einer Lösung, die nicht nur die Datenverwaltung optimiert, sondern auch die Sicherheit sensibler Informationen gewährleistet.

Ursprünglich setzte Arco Educação ein kleineres Tool ein, um den Buchhaltungsabschluss zu verbessern, aber die Lösung erwies sich als unzureichend, um das wachsende Volumen und die Komplexität zu bewältigen, so dass das Unternehmen nach einer robusteren und effektiveren Alternative suchte.

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Die Lösung

Arco erkannte den Bedarf an einer maßgeschneiderten und umfassenden Lösung und wandte sich an Avvale, da wir über fundiertes Fachwissen auf dem Gebiet der Finanzkonsolidierung verfügen und bei der Durchführung komplexer, anspruchsvoller Implementierungen erfolgreich waren. Gemeinsam machten wir uns an die Aufgabe, die Finanzoperationen von Arco mit Oracle Financial Consolidation and Close (FCC) zu transformieren.

Die größte Herausforderung bestand darin, die verschiedenen Datenquellen in einem einzigen Repository zu vereinen. Mit der Unterstützung von Avvale schuf Arco einen stabilen Staging-Bereich, standardisierte den Kontenplan und bereinigte die Datenbank.

Auf der Grundlage detaillierter Mapping-Arbeiten wurden alle Abschlüsse und Buchhaltungsabschlussprozesse technisch und funktional gestaltet, was zu einer maßgeschneiderten Lösung führte, die vollständig auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt war. 

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Wie die Lösung hilft

Die mit dem strategischen Ansatz von Avvale erreichte Transformation hat die Finanzoperationen bei Arco Educação neu definiert und die Zeit für die Erstellung des Budgets um bis zu 75 % reduziert. Diese Effizienz ist auf die Zentralisierung der Konsolidierungsdaten im neuen Tool und die Möglichkeit zurückzuführen, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an dem Prozess arbeiten können - etwas, das bei der vorherigen Verwendung von Tabellenkalkulationen unmöglich war.

Darüber hinaus wird eine erhebliche Zeitersparnis bei der Erstellung und Überarbeitung von Berichten erwartet, da der manuelle Prozess automatisiert wurde. Auch die Informationsverwaltung wurde erheblich verbessert, da die Arbeitsrollen besser kontrolliert werden können und die Mitarbeiter auf dieselbe Datenbank zugreifen können, ohne dass eine Versionierung erforderlich ist oder das Risiko besteht, dass Informationen verloren gehen, und ohne dass Änderungen überprüft werden müssen.

Die Lösung hat es Arco auch ermöglicht, Probleme in den Integrationsprozessen zwischen den ERP-Systemen zu erkennen, die zuvor unbemerkt geblieben waren, wodurch die Zuverlässigkeit der generierten Informationen erhöht wurde. 

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