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Arco Educação riduce del 75% i tempi di redazione dei bilanci finanziari

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Arco Educação è un’azienda brasiliana specializzata in soluzioni educative, dall’infanzia alla scuola superiore, che sviluppa contenuti, tecnologie e servizi per oltre 3 milioni di studenti e quasi 9.000 scuole private in tutto il paese. Con una crescita superiore al 35% annuo, l’azienda ha ampliato costantemente il proprio portafoglio e la presenza sul territorio. Fondata nel 2006, la missione di Arco è trasformare l’ecosistema dell’istruzione, offrendo un valore sempre maggiore alle scuole in tutto il Brasile.

La sfida

Startup in rapida espansione, Arco Educação si è affermata rapidamente sul mercato nazionale. Tuttavia, questo ritmo accelerato ha portato con sé diverse sfide, in particolare nella strutturazione dei processi interni, con un impatto diretto sulla chiusura dei conti e sull’emissione dei bilanci finanziari.

Con 16 aziende nel gruppo e dati distribuiti su 5 fonti diverse, il processo di consolidamento finanziario era diventato complesso e veniva gestito manualmente tramite fogli Excel. Questa situazione ha reso evidente la necessità di una soluzione in grado non solo di ottimizzare la governance dei dati, ma anche di garantire la sicurezza delle informazioni sensibili.

In un primo momento, Arco Educação ha adottato uno strumento più semplice per migliorare la chiusura contabile, ma la soluzione si è rivelata insufficiente per gestire l’aumento di volume e complessità, spingendo l’azienda a cercare un’alternativa più solida ed efficace.

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L'approccio

Riconoscendo la necessità di una soluzione su misura e completa, Arco si è rivolta ad Avvale, grazie alla nostra profonda esperienza nel consolidamento finanziario e nella realizzazione di progetti complessi e strategici. Insieme, abbiamo intrapreso una trasformazione delle operazioni finanziarie di Arco attraverso l’implementazione di Oracle Financial Consolidation and Close (FCC).

La principale sfida è stata unificare le diverse fonti dati in un unico repository. Con il supporto di Avvale, Arco ha creato un’area di staging solida, standardizzando il piano dei conti e ripulendo il database.

Grazie a un lavoro dettagliato di mappatura, tutti i bilanci e i processi di chiusura contabile sono stati progettati sia a livello tecnico che funzionale, portando a una soluzione personalizzata e pienamente in linea con le esigenze aziendali.

 

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L'impatto

La trasformazione ottenuta grazie all’approccio strategico di Avvale ha ridefinito le operazioni finanziarie di Arco Educação, riducendo fino al 75% il tempo necessario per redigere il budget. Questo miglioramento è stato possibile grazie alla centralizzazione dei dati di consolidamento nel nuovo strumento e alla possibilità per più utenti di lavorare contemporaneamente sul processo, cosa prima impensabile con l’uso dei fogli di calcolo.

Inoltre, si prevede un notevole risparmio di tempo anche nella creazione e revisione dei report, grazie all’automazione dei processi manuali. La governance delle informazioni è migliorata significativamente, con un maggiore controllo sui ruoli, l’accesso condiviso a un unico database senza necessità di versioni multiple o rischio di perdita dei dati, e la possibilità di audit delle modifiche.

La soluzione ha anche permesso ad Arco di individuare problemi nei processi di integrazione tra ERP che in precedenza passavano inosservati, aumentando così l’affidabilità delle informazioni generate.

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