- Serviços
- Indústrias
- Sobre Nós
- News & Views
- Junte-se a Nós
Arco Educação reduz em 75% o tempo de elaboração das demonstrações financeiras
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
A Arco Educação é uma empresa brasileira focada em soluções educacionais desde a educação infantil até o ensino médio, desenvolvendo conteúdo, tecnologia e serviços para mais de 3 milhões de alunos e quase 9 mil escolas particulares em todo o país. Com crescimento de mais de 35% ao ano, a empresa vem ampliando seu portfólio e abrangência territorial. Fundada em 2006, a Arco tem como missão transformar o ecossistema educacional, entregando cada vez mais valor às escolas de todo o Brasil.
O Desafio
A Arco Educação, uma startup em franco crescimento, rapidamente se destacou no mercado nacional. No entanto, esse ritmo intenso trouxe desafios, principalmente na estruturação dos processos internos, impactando diretamente o fechamento contábil e a emissão das demonstrações financeiras.
Com 16 empresas no grupo e dados distribuídos em 5 fontes diferentes, o processo de consolidação financeira tornou-se complexo e era gerenciado manualmente por meio de planilhas. Esse cenário evidenciou a necessidade de uma solução que, além de otimizar a governança dos dados, garantisse a segurança das informações sensíveis.
Inicialmente, a Arco Educação adotou uma ferramenta de menor porte para melhorar o fechamento contábil, mas a solução se mostrou insuficiente para lidar com o crescente volume e complexidade, levando a empresa a buscar uma alternativa mais robusta e eficaz.
A Abordagem
Reconhecendo a necessidade de uma solução personalizada e abrangente, a Arco procurou a Avvale graças à nossa profunda experiência em consolidação financeira e ao nosso histórico de implementações complexas e de alto risco. Juntos, embarcamos em uma missão para transformar as operações financeiras da Arco com o Oracle Financial Consolidation and Close (FCC).
O principal desafio era unificar as várias fontes de dados num único repositório. Com o apoio da Avvale, a Arco criou uma área de preparação robusta, padronizando o plano de contas e limpando o banco de dados.
A partir de um trabalho detalhado de mapeamento, todas as demonstrações financeiras e processos de fechamento contábil foram técnica e funcionalmente desenhados, resultando em uma solução customizada e totalmente alinhada aos requisitos do negócio.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
O Impacto
A transformação alcançada com a abordagem estratégica da Avvale redefiniu as operações financeiras da Arco Educação, reduzindo o tempo de elaboração do orçamento em até 75%. Essa eficiência se deve à centralização dos dados de consolidação na nova ferramenta e à possibilidade de vários usuários trabalharem simultaneamente no processo - o que era impossível com o uso anterior de planilhas.
Para além disso, prevê-se uma economia de tempo significativa na criação e revisão de relatórios, uma vez que o processo manual foi automatizado. A governança da informação também foi significativamente melhorada, com maior controle sobre as funções de trabalho e a possibilidade de os funcionários acessarem a mesma base de dados sem a necessidade de versionamento ou o risco de perda de informações, além da auditoria das alterações.
A solução permitiu ainda à Arco identificar problemas nos processos de integração entre ERPs que antes passavam despercebidos, aumentando a confiabilidade das informações geradas.
