Informativa sulla privacy per i partecipanti a eventi, webinar e conferenze

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) N. 2016/679

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (di seguito il “GDPR”), Avvale S.p.A. e le sue affiliate (di seguito “Avvale” o il “Titolare”) La informa che i dati personali (di seguito i “Dati”), da Lei forniti con la compilazione dei moduli per la partecipazione a conferenze, webinar ed altri eventi organizzati dal Titolare e la partecipazione stessa a tali eventi, saranno trattati nel rispetto di quanto previsto dal predetto Regolamento, dal D. Lgs. 196/2003 (di seguito il “Codice Privacy”) ss.mm.ii., oltre che ai provvedimenti emanati dal Garante, come di volta in volta applicabili.

• Titolare del trattamento e Responsabili del trattamento

Il Titolare del trattamento è Avvale S.p.A. con sede legale in Via Melzi D’Eril 34, Milano (20154), Italia, e-mail: privacy@avvale.com. L’elenco aggiornato degli eventuali responsabili del trattamento è disponibile presso la sede del Titolare.

• Responsabile della Protezione dei Dati   

Il Titolare ha provveduto a nominare il DPO/RPD (Data Protection Officer/Responsabile della Protezione dei Dati) nella persona del Dott. Ing. Danilo Roggi, contattabile alla seguente e-mail: dpo@avvale.com. 

• Tipologie di dati personali trattati

1. Dati di contatto e dati identificativi (nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, e-mail, numero di telefono).
2. Fotografie, video, materiali audiovisivi contenenti la Sua immagine/voce.

• Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali di cui al punto 1) che precede, saranno trattati per le seguenti finalità:

• finalità di organizzazione/realizzazione di eventi e finalità di erogazione di servizi ancillari agli eventi, quali ad esempio: invio di comunicazioni di natura organizzativa, invio di slide e/o presentazioni elettroniche utilizzate durante l’evento, base giuridica è l’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR;
• permettere la partecipazione ad eventi, corsi, webinar e conferenze organizzati dal Titolare o da quest’ultimo presieduti, ed ha quale base giuridica l’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR;
• per l’invio di comunicazioni commerciali su prodotti e servizi analoghi a quelli già acquistati (c.d. “soft spam”), per iniziative promozionali e di marketing, ivi incluso l’invio di comunicazioni commerciali su prodotti e servizi del Titolare, anche mediante e-mail, sms, mms, fax o simili e/o a mezzo del servizio postale o di chiamate telefoniche con operatore; la base giuridica di questo trattamento è il Suo consenso (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento) ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.
• per effettuare attività di profilazione finalizzate all’esecuzione delle attività di cui alla precedente lettera; la base giuridica di questo trattamento è il Suo consenso  (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento) ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.

I dati potranno essere altresì trattati per adempiere agli obblighi legali cui è soggetto il Titolare; il trattamento dei dati per tale finalità non richiede il Suo consenso, ai sensi dell’art. 6, c. 1, lett. c) del GDPR.
Il trattamento dei dati personali di cui al punto 2) che precede (fotografie, video, materiali audiovisivi contenenti la Sua immagine/voce) ha quale finalità la pubblicazione/diffusione a scopo pubblicitario ed informativo, anche previo montaggio di spezzoni o singoli fotogrammi, attraverso la pubblicazione sul sito internet del Titolare e/o delle sue affiliate, nonché per le pubblicazioni sui canali social di queste ultime; la base giuridica di questo trattamento è il Suo consenso (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento) ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.
All’interno delle inquadrature potrà  essere presente il brand del Titolare, quindi la Sua l’immagine potrà essere associata a quella del Titolare.

• Conferimento dei dati e conseguenze in caso di mancato conferimento 

Il conferimento dei dati è facoltativo. Il mancato consenso non permetterà l’utilizzo dei Suoi dati le finalità sopra indicate. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo un’e-mail all’indirizzo: privacy@avvale.com . 

• Modalità di trattamento dei dati 

I dati personali forniti formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della vigente normativa e dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e riservatezza. Il trattamento avviene con l’utilizzo di strumenti elettronici e tali attività consistono nella raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, consultazione, elaborazione, modifica, adattamento, conservazione, estrazione, comunicazione. Nonché per i dati di cui al punto 2 la diffusione tramite strumenti informatici, supporti cartacei e qualunque altro tipo di supporto idoneo, nei limiti indicati al successivo paragrafo “Comunicazione e diffusione dei dati”.

• Comunicazione e diffusione dei dati

Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento indicate, i dati di cui al punto 1) - dati di contatto e dati identificativi - potranno essere resi accessibili alle affiliate del Titolare (controllate, collegate), ai dipendenti e/o collaboratori a qualsivoglia titolo del Titolare. 
I dati di cui al punto 2) - fotografie, video, materiali audiovisivi - saranno oggetto di comunicazione, pubblicazione e/o diffusione in qualsiasi forma sui siti internet del Titolare (ad esempio: portale Avvale, intranet aziendale); sui canali social gestiti dal Titolare (ad esempio:  LinkedIn, Twitter, YouTube); su carta stampata/posta elettronica e/o su qualsiasi altro mezzo di diffusione ad uso interno ed esterno del Titolare (ad esempio: newsletter interna, newsletter esterna); citazione in occasione di convegni ed incontri, nonché utilizzo parziale o integrale in pubblicazioni (testate tecniche e di informazione, newsletter e house organ), siti web e comunicazioni alla stampa; inserimento in materiale pubblicitario (depliant, brochure) e informativo (presentazioni in formato elettronico); campagne di marketing rivolte ad altre aziende clienti e prospect del Titolare.

• Periodo di conservazione

I dati raccolti verranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati e/o per il tempo necessario per obblighi di legge.   

• Trasferimento dei Dati a paesi terzi

Il Titolare opera a livello internazionale con uffici e affiliate in diversi Paesi nel mondo. Pertanto, i dati personali trattati dal Titolare potrebbero essere trasferiti fuori del SEE, in Paesi che potrebbero non fornire un livello di protezione delle informazioni personali equivalente a quello garantito dalla legislazione sulla protezione dei dati europea. Ogni volta che le Sue informazioni personali vengono trasferite a livello internazionale, il Titolare adotta misure appropriate per garantirne la sicurezza e la riservatezza in conformità con la legge sulla protezione dei dati applicabile.

• Diritti di accesso, cancellazione, limitazione e portabilità

In qualità di interessato Le sono riconosciuti i diritti di cui agli artt. da 15 a 20 del GDPR. A titolo esemplificativo, Lei potrà:

1. ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano;
2. qualora un trattamento sia in corso, ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni relative al trattamento nonché richiedere una copia dei dati personali;
3. ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione dei dati personali incompleti;
4. ottenere, qualora sussista una delle condizioni previste dall’art. 17 del GDPR, la cancellazione dei dati personali che lo riguardano;
5. ottenere, nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, la limitazione del trattamento;
6. nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, ricevere i dati personali che lo riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e richiedere la loro trasmissione ad un altro titolare, se tecnicamente fattibile.

• Diritto di opposizione

Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali effettuato per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare. In caso di opposizione, i Suoi dati personali non saranno più oggetto di trattamento, sempre che non sussistano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

• Diritto di proporre reclamo al Garante

Inoltre, Lei potrà proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali nel caso in cui ritenga che siano stati violati i diritti di cui è titolare ai sensi del GDPR, secondo le modalità indicate sul sito internet del Garante accessibile all’indirizzo: www.garanteprivacy.it

• Esercizio dei diritti

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati inviando un’e-mail al Titolare al seguente indirizzo: privacy@avvale.com o al DPO/RPD al seguente indirizzo: dpo@avvale.com