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Alpitour World: il Low Code come motore della trasformazione digitale

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Alpitour World, leader europeo nel settore del turismo presente in oltre 15 Paesi, si distingue per la sua capacità di innovazione continua. Con cinque divisioni operative che spaziano dal tour operating all’hospitality, l’azienda si è affermata grazie all’investimento strategico nella tecnologia. Investendo più di 20 milioni di euro in soluzioni tecnologiche, Alpitour World ha avviato il progetto inNOVA, che ha dato vita a un Centro di Eccellenza (CoE) dedicato all’intelligenza artificiale, all’automazione e al low-code, con l’obiettivo di ottimizzare processi e risorse interne.

La sfida

Alpitour World, con una struttura diversificata e operazioni complesse, si trovava ad affrontare sfide significative nella gestione dei suoi processi aziendali. In particolare, la piattaforma BPM esistente era rigida e con un approccio allo sviluppo di tipo waterfall che non riusciva a soddisfare le esigenze dinamiche di un mercato in continua evoluzione. I tempi di sviluppo risultavano troppo lunghi e le capacità limitate del sistema influivano negativamente sull’agilità operativa.

Questa situazione diventava particolarmente critica in due ambiti: la gestione dei contratti dell’Ufficio Gruppi e la comunicazione delle variazioni operative sui voli. Nel primo caso, l’uso di strumenti tradizionali, come e-mail e documenti manuali, causava inefficienze, con costi elevati e tempi di elaborazione poco sostenibili. La complessità del processo si rifletteva in una lentezza operativa che ostacolava la capacità dell’Ufficio di gestire un volume crescente di contratti. Parallelamente, la comunicazione legata alle modifiche operative dei voli necessitava di un processo più strutturato. La mancanza di un flusso chiaro e centralizzato aumentava il rischio di errori, riducendo la trasparenza tra i team e rallentando le risposte alle variazioni.

summer holidays

L'approccio

Con oltre 30.000 preventivi vacanza generati ogni giorno e un volume di attività in costante crescita, diventava essenziale adottare una piattaforma capace di standardizzare le procedure, migliorare la collaborazione e accelerare i processi. Avvale ha colto questa necessità e ha proposto Mendix come soluzione innovativa: una piattaforma di sviluppo low-code, per semplificare e automatizzare processi chiave che si distingue per la sua flessibilità, il design intuitivo e per la facilità di integrazione con tecnologie come DocuSign per la firma digitale.

Grazie a una Proof of Concept (PoC) altamente complessa, sviluppata dal team di Avvale in un solo mese, Alpitour World ha potuto testare il potenziale della piattaforma. Mendix ha dimostrato rapidamente la capacità di rispondere alle esigenze aziendali, integrandosi in modo flessibile nei flussi esistenti e riducendo i tempi di implementazione. La scelta di Mendix ha permesso lo sviluppo rapido di applicazioni grazie a un’interfaccia drag-and-drop intuitiva, che ha minimizzato la necessità di codice manuale. I tempi di gestione di processi complessi sono stati ulteriormente ridotti grazie a un approccio visivo e all’utilizzo di template predefiniti, rendendo l’adozione tecnologica più agile. L’integrazione con API e la disponibilità di numerosi connettori nativi hanno facilitato la connessione della piattaforma con i sistemi esistenti, assicurando flessibilità e scalabilità.

digital platform

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

L’adozione di Mendix ha trasformato i processi operativi di Alpitour World, portando risultati concreti e misurabili. Nel processo contrattuale, i tempi di lavorazione sono stati ridotti del 50%, mentre il costo per contratto è diminuito del 36%. La capacità dell’Ufficio Gruppi è aumentata, con un incremento del 19% nei contratti gestiti ogni anno.

Per la gestione delle modifiche operative, la piattaforma ha garantito comunicazioni più rapide ed efficaci, con una drastica riduzione degli errori grazie a flussi standardizzati e trasparenti.

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