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Leader mondiale nel settore delle costruzioni ottimizza il processo di contabilità fornitori per oltre 1 milione di fatture in America Latina
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Il nostro cliente, leader globale nei materiali da costruzione, promuove il progresso delle pratiche di costruzione sostenibile in tutto il mondo. Con un impegno nella riduzione delle emissioni di carbonio e nel miglioramento dell'efficienza delle risorse, mira a plasmare un futuro più sostenibile per le generazioni future. Operando in numerosi paesi, vanta una vasta rete di impianti di produzione, centri di distribuzione e uffici commerciali.
La sfida
Come parte della strategia di crescita digitale e migrazione a SAP S/4HANA, il nostro cliente ha intrapreso l'aggiornamento del proprio sistema ERP SAP in America Latina. Tuttavia, si è scontrato con significative inefficienze operative derivate dall'utilizzo di una versione obsoleta di SAP Invoice Management by OpenText 7.0 SP0, non più supportata dal produttore.
La sfida consisteva nell'aggiornare la soluzione SAP Invoice Management by OpenText, fondamentale per l'area di contabilità fornitori, per sfruttare nuove funzionalità e migliorare i tempi di risposta e le operazioni. Questo ha comportato l'adattamento tecnico e funzionale dei processi in 8 paesi della regione: Brasile, Argentina, Messico, Ecuador, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica e Colombia. Test rigorosi, efficienti e centralizzati erano necessari per minimizzare l'impatto sulla gestione, in particolare a causa della dipendenza da un robusto modello di fornitori fondamentale per il loro business.
L'approccio
Avvale, come alleato strategico, ha intrapreso la migrazione tecnica della soluzione alla versione 7.5 SP11 e successivamente alla versione desiderata di VIM 7.6 SP2.
Questo ha comportato test di regressione completi per verificare il corretto funzionamento delle applicazioni nella loro nuova versione. Abbiamo aggiornato diversi componenti integrati come SAP Archiving and Document Access, Employee File Management e i componenti necessari per l'operazione ottimale del processo di contabilità fornitori, garantendo stabilità e omogeneità del sistema durante tutto il progetto.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
Con l'aggiornamento di SAP Invoice Management di Avvale, il nostro cliente ora gode di un processo di contabilità fornitori efficiente in tutta l'America Latina, insieme a supporto continuo e risposta tempestiva da parte di SAP e OpenText. Inoltre, con la capacità di elaborare oltre 100.000 fatture mensili nei 8 paesi della regione, l'azienda ha raggiunto efficienza, centralizzazione e miglior controllo finanziario. Così, continua a ottimizzare complessivamente il processo di contabilità fornitori, allineandosi alle esigenze aziendali nel settore delle costruzioni e rafforzando le relazioni con i fornitori in tutta la regione.
L'automazione dei processi di contabilità fornitori non solo ha migliorato l'efficienza e la precisione, ma ha contribuito significativamente anche alla sostenibilità ambientale: riduzione dell'uso della carta, utilizzo efficiente delle risorse e promozione di relazioni con fornitori sostenibili.
