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Líder Mundial em Construção Otimiza o Processo de Contas a Pagar para Mais de 1 Milhão de Faturas na América Latina

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nosso cliente, um líder global em materiais de construção, dedica-se a avançar práticas sustentáveis de construção em todo o mundo. Com um compromisso em reduzir as pegadas de carbono e melhorar a eficiência dos recursos, eles visam moldar um futuro mais sustentável para as próximas gerações. Operando em vários países, possuem uma vasta rede de plantas de produção, centros de distribuição e escritórios comerciais.

O Desafio

Como parte da estratégia de crescimento digital e migração para o SAP S/4HANA, nosso cliente iniciou a atualização de seu sistema SAP ERP na América Latina. No entanto, enfrentaram significativas ineficiências operacionais devido ao funcionamento em uma versão desatualizada do SAP Invoice Management by OpenText versão 7.0 SP0, que não era mais suportada pelo fabricante.

O desafio estava na atualização da solução SAP Invoice Management by OpenText, crítica para a área de Contas a Pagar, para aproveitar novas funcionalidades que melhorassem os tempos de resposta e as operações. Isso envolveu ajustar técnica e funcionalmente processos em 8 países da região: Brasil, Argentina, México, Equador, El Salvador, Nicarágua, Costa Rica e Colômbia. Testes rigorosos, eficientes e centralizados eram necessários para minimizar o impacto na gestão, especialmente dada a dependência de um modelo robusto de fornecedores, fundamental para o negócio.

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A Abordagem

A Avvale, como aliada estratégica, realizou a migração técnica da solução para a versão 7.5 SP11 e, posteriormente, para a versão desejada do VIM 7.6 SP2.

Isso envolveu testes de regressão abrangentes para verificar o funcionamento adequado das aplicações na nova versão. Atualizamos vários componentes integrados, como Arquivamento SAP e Acesso a Documentos, Gestão de Arquivos de Funcionários, e os componentes necessários para o funcionamento ideal do processo de Contas a Pagar, garantindo estabilidade e homogeneidade do sistema ao longo do projeto.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

Com a atualização do SAP Invoice Management pela Avvale, nosso cliente agora desfruta de uma operação eficiente do processo de Contas a Pagar em toda a América Latina, juntamente com suporte contínuo e resposta oportuna da SAP e OpenText.

Além disso, com a capacidade de processar mais de 100.000 faturas mensais nos 8 países da região, a empresa alcançou eficiência, centralização e maior controle financeiro. Assim, continua a otimizar de maneira abrangente o processo de contas a pagar, alinhando-se às necessidades empresariais na indústria da construção e fortalecendo as relações com os fornecedores em toda a região.

A automação dos processos de contas a pagar não só aumenta a eficiência e precisão, mas também contribui significativamente para a sustentabilidade ambiental: redução no uso de papel, utilização eficiente de recursos e promoção de relações com fornecedores sustentáveis.

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