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Líder Mundial en Construcción Optimiza el Proceso de Cuentas Por Pagar de Más de 1 millón de Facturas en Latinoamérica

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nuestro cliente, un líder global en materiales de construcción, está dedicado a avanzar en prácticas de construcción sostenible en todo el mundo. Con un compromiso de reducir las huellas de carbono y mejorar la eficiencia de recursos, su objetivo es dar forma a un futuro más sostenible para las generaciones venideras. Operando en numerosos países, cuentan con una vasta red de plantas de producción, centros de distribución y oficinas comerciales.

El Desafío

Como parte de la estrategia de crecimiento digital y migración a SAP S/4HANA, nuestro cliente se embarcó en la actualización de su sistema SAP ERP en América Latina. Sin embargo, se enfrentaron a importantes ineficiencias operativas debido a que operaban con una versión desactualizada del SAP Invoice Management by OpenText, la versión 7.0 SP0, que ya no era compatible con el fabricante.

El desafío radicaba en actualizar la solución SAP Invoice Management by OpenText, crucial para el área de Cuentas por Pagar, para aprovechar nuevas funcionalidades que mejoraran los tiempos de respuesta y las operaciones. Esto implicaba ajustar técnicamente y funcionalmente los procesos en 8 países de la región: Brasil, Argentina, México, Ecuador, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica y Colombia. Se requería una prueba rigurosa, eficiente y centralizada para minimizar el impacto en la gestión, especialmente dada la dependencia de un modelo de proveedores sólido fundamental para su negocio.

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El Enfoque

Avvale, como aliado estratégico, emprendió la migración técnica de la solución a la versión 7.5 SP11 y posteriormente a la versión deseada de VIM 7.6 SP2.

Esto implicó pruebas de regresión exhaustivas para verificar el correcto funcionamiento de las aplicaciones en su nueva versión. Actualizamos varios componentes integrados como SAP Archiving and Document Access, Employee File Management, y los componentes necesarios para el funcionamiento óptimo del proceso de Cuentas por Pagar, garantizando la estabilidad y homogeneidad del sistema a lo largo del proyecto.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Con la actualización del SAP Invoice Management de Avvale, nuestro cliente ahora disfruta de una operación eficiente del proceso de Cuentas por Pagar en toda América Latina, junto con un soporte continuo y una respuesta oportuna por parte de SAP y OpenText. Además, con la capacidad de procesar más de 100,000 facturas mensuales en los 8 países de la región, LATAM ha logrado eficiencia, centralización y un control financiero mejorado. De esta manera, continúa optimizando integralmente el proceso de cuentas por pagar, alineándose con las necesidades comerciales en la industria de la construcción y fortaleciendo las relaciones con proveedores en toda la región.

La automatización de los procesos de cuentas por pagar no solo mejora la eficiencia y la precisión, sino que también contribuye significativamente a la sostenibilidad medioambiental: reducción del uso de papel, utilización eficiente de los recursos y fomento de las relaciones con proveedores sostenibles.

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