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La trasformazione digitale HCM di CEFLA: verso una gestione unificata e strategica della forza lavoro

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Fondata a Imola nel 1932 come cooperativa specializzata in impianti elettrici e termo-idraulici, CEFLA è oggi una multinazionale di grande rilevanza con una diversificata gamma di settori di attività. Operante nei settori dell’Ingegneria degli Impianti Civili e Industriali, dei Sistemi di Finitura, delle Attrezzature Mediche e delle Soluzioni di Illuminazione a LED, CEFLA conta 1.860 dipendenti in tutto il mondo, con sedi in Europa, Stati Uniti, Medio Oriente, India e Cina. La missione condivisa tra le diverse unità aziendali di CEFLA è rendere migliore la vita delle persone.

La sfida

CEFLA ha dovuto affrontare sfide considerevoli nella gestione del proprio capitale umano su scala globale. La rapida espansione dell’azienda ha reso evidente la necessità di una soluzione digitale HCM (Human Capital Management) di alta qualità. La mancanza di un sistema HCM integrato ostacolava la supervisione efficace della forza lavoro, in particolare nelle filiali internazionali. I sistemi esistenti, frammentati, impedivano una gestione efficiente delle informazioni sui dipendenti, della struttura organizzativa e dei dati relativi alla busta paga. Inoltre, i processi strategici HCM – reclutamento, inserimento e formazione – necessitavano di abilitazione digitale per supportare le esigenze dinamiche e in crescita di CEFLA.

Era dunque urgente dotarsi di una soluzione HCM centralizzata per unificare i processi HR, garantire una gestione accurata dei dati e sostenere le iniziative strategiche.

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L'approccio

Per rispondere a queste sfide, CEFLA ha scelto Talentia HCM come soluzione primaria e ha avviato un percorso di trasformazione digitale con il supporto del team di Avvale. Con oltre 35 clienti in progetti di trasformazione digitale HCM e un team di esperti con una media di 12 anni di esperienza, abbiamo guidato CEFLA attraverso questo processo, assicurando il raggiungimento di ogni obiettivo con precisione ed efficienza.

L'implementazione è stata realizzata con un approccio strutturato e suddiviso in fasi:

  • Fase 1 – Focus sull’implementazione dei moduli principali di Core HR e Charter. Questa fase ha riguardato la gestione delle informazioni essenziali sui dipendenti, i dettagli lavorativi, i dati organizzativi e le registrazioni della busta paga. Un obiettivo cruciale era progettare una struttura organizzativa chiaramente definita e visualizzabile graficamente, che avrebbe supportato la sicurezza e la diffusione del sistema. Completata in otto mesi, questa fase ha incluso l’integrazione dei dati correnti e storici delle filiali italiane e internazionali, l’integrazione con ADP e la configurazione del sistema per tutti i manager e gli utenti aziendali.
  • Fase 2 – Focus sui processi strategici HCM, tra cui reclutamento, inserimento dei dipendenti e formazione. Talentia HCM ha abilitato processi digitalmente ottimizzati per queste aree critiche, garantendo un flusso fluido ed efficiente dal reclutamento allo sviluppo dei dipendenti. Questa fase si è conclusa con l’apertura del sistema a tutti i dipendenti.
  • Fase 3 – Prevederà l’integrazione della gestione delle performance, allineando i ruoli organizzativi, i benchmark di mercato e la formazione attraverso le diverse unità aziendali di CEFLA. L’obiettivo finale è standardizzare le metriche di performance e promuovere una cultura organizzativa unificata.
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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

L’implementazione di Talentia HCM ha radicalmente trasformato le operazioni quotidiane di CEFLA, favorendo un approccio unificato e strategico nella gestione della forza lavoro. Il sistema centralizzato delle informazioni sui dipendenti ha notevolmente migliorato la precisione e l’accessibilità dei dati, fornendo una fonte unica di verità per tutte le informazioni relative ai dipendenti. La definizione chiara della struttura organizzativa ha migliorato la visibilità e la gestione della struttura aziendale, supportando decisioni più informate e una maggiore efficienza operativa.

La digitalizzazione dei processi di reclutamento, inserimento e formazione ha semplificato queste funzioni critiche, riducendo i tempi di esecuzione e migliorando l’efficacia complessiva. Questa trasformazione è in linea con gli obiettivi di sostenibilità di CEFLA, ottimizzando l’uso delle risorse e migliorando il coinvolgimento dei dipendenti. CEFLA ora beneficia di una struttura organizzativa omogenea, un risultato significativo data la sua diversità geografica. La carta organizzativa unificata rappresenta un cambiamento di mentalità, in cui tutti i dati HR sono segmentati e prontamente disponibili, supportando un approccio di gestione più coeso ed efficiente.

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