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La Transformación Digital de HCM de CEFLA: Hacia una Gestión Unificada y Estratégica de la Fuerza Laboral

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Fundada en Imola en 1932 como una cooperativa especializada en sistemas eléctricos y termohidráulicos, CEFLA ha evolucionado hasta convertirse en una poderosa entidad internacional con múltiples negocios. Operando en Ingeniería de Plantas Civiles e Industriales, Sistemas de Acabado, Equipos Médicos y Soluciones de Iluminación LED, CEFLA emplea a 1,860 personas en todo el mundo, con instalaciones en Europa, Estados Unidos, Oriente Medio, India y China. Una misión común une a las diversas unidades de negocio de CEFLA: mejorar la vida de las personas.

El Desafío

CEFLA enfrentó desafíos significativos en la gestión de su capital humano a lo largo de sus operaciones globales. A medida que la empresa experimentaba un rápido crecimiento, la necesidad de una solución digital HCM de vanguardia se hizo cada vez más evidente. La ausencia de un sistema integral de Gestión del Capital Humano (HCM) dificultaba la supervisión efectiva de su fuerza laboral, especialmente en sus sucursales internacionales. Los sistemas existentes, fragmentados, impedían la gestión eficiente de información básica de empleados, estructura organizacional y datos de nómina. Además, los procesos estratégicos de HCM – como reclutamiento, integración y capacitación – requerían habilitación digital para apoyar las necesidades dinámicas y en expansión de CEFLA.

El imperativo era claro: CEFLA necesitaba una solución HCM centralizada para unificar sus procesos de recursos humanos, garantizar una gestión precisa de los datos y apoyar las iniciativas estratégicas de HCM.

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El Enfoque

Para abordar estos desafíos, CEFLA eligió Talentia HCM como la solución principal y emprendió un viaje de transformación digital respaldado por el equipo de Avvale. Con más de 35 clientes en proyectos de transformación digital HCM y un equipo de expertos con un promedio de 12 años de experiencia, guiamos a CEFLA a través de este proceso, asegurando que cada objetivo específico se cumpliera con precisión y eficiencia.

La solución se implementó con un enfoque estructurado y por fases:

  • Fase 1: Se centró en la implementación de los componentes clave de los módulos Core HR y Charter. Esto implicó la gestión de toda la información esencial de los empleados, detalles laborales, datos organizacionales y registros de nómina. Un objetivo clave fue diseñar una estructura organizacional claramente definida y gráficamente navegable, que apoyara la seguridad y el despliegue del sistema. Esta fase, completada en ocho meses, incluyó la integración de datos actuales y históricos de sucursales italianas e internacionales, la integración con ADP y la configuración del sistema para todos los gerentes y usuarios corporativos.
  • Fase 2: Se dirigió a los procesos estratégicos de HCM, incluyendo reclutamiento, incorporación de empleados y capacitación. Talentia HCM habilitó procesos digitalmente optimizados para estas áreas críticas, asegurando un flujo fluido y eficiente desde el reclutamiento hasta el desarrollo de los empleados. Esta fase concluye con la apertura del sistema a todos los empleados.
  • Fase 3: Involucrará la integración de la gestión del rendimiento, alineando roles organizacionales, referencias de mercado y capacitación a través de las diversas unidades de negocio de CEFLA. El objetivo final es estandarizar los indicadores de rendimiento y fomentar una cultura organizacional unificada.
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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

La implementación de TALENTIA HCM transformó las operaciones diarias de CEFLA, fomentando un enfoque unificado y estratégico para la gestión de la fuerza laboral. El sistema centralizado de gestión de empleados ha mejorado significativamente la precisión y accesibilidad de los datos, proporcionando una única fuente de verdad para toda la información relacionada con los empleados. El organigrama claramente definido ha mejorado la visibilidad y gestión de la estructura de la empresa, apoyando una mejor toma de decisiones y eficiencia operativa.

La habilitación digital de los procesos de reclutamiento, incorporación y capacitación ha optimizado estas funciones críticas, reduciendo los tiempos de ejecución y mejorando la efectividad general. Esta transformación se alinea con los objetivos de sostenibilidad de CEFLA, optimizando el uso de recursos y mejorando el compromiso de los empleados. CEFLA ahora se beneficia de una estructura organizacional homogénea, un logro significativo dada su diversidad geográfica. El organigrama unificado representa un cambio en la mentalidad, donde todos los datos de recursos humanos están segmentados y fácilmente disponibles, apoyando un enfoque de gestión más cohesivo y eficiente.

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