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Gottardo e GenAI: l’automazione incontra l’intelligenza

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Fondata nel 1969 come piccola impresa familiare nel cuore del Veneto, Gottardo S.p.A. è oggi una realtà nazionale specializzata nella distribuzione di prodotti per la casa e la cura della persona. Con oltre 5.700 collaboratori e una rete di filiali diffusa in tutta Italia, Gottardo annovera Tigotà e Prodet come insegne principali. La sua missione è quella di continuare a crescere e innovare, traghettando l’azienda verso il futuro attraverso soluzioni moderne e sostenibili.


La sfida

Ogni giorno, la tesoreria di Gottardo si trovava a gestire centinaia di documenti bancari provenienti da fonti diverse - PEC, e-mail e home banking - ciascuno con formati, regole e contenuti differenti. Il processo di archiviazione era completamente manuale e richiedeva di rinominare, classificare e caricare ogni file, comportando un alto dispendio di tempo e scarsa tracciabilità. La presenza di diversi istituti bancari ed ognuno di essi con molteplici tipologie di documentali differenti, rendeva il processo così oneroso da non poter essere eseguito con continuità. L’archivio digitale centralizzato risultava quindi incompleto, limitando la possibilità di reperire rapidamente i documenti necessari.

Forte dei risultati ottenuti nei precedenti progetti, Gottardo ha scelto di collaborare con Avvale per ridisegnare il processo di archiviazione e realizzare un archivio completo, sempre aggiornato e gestibile nel tempo grazie ad una soluzione flessibile e scalabile

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L'approccio

Avvale ha adottato un approccio consulenziale e collaborativo con un obiettivo chiaro: creare un processo di archiviazione intelligente, riducendo al minimo gli interventi manuali e migliorando la qualità delle informazioni archiviate.

Per affrontare la complessità del contesto, Avvale e Gottardo hanno progettato una soluzione basata su UiPath, Document Understanding e AI Generativa, capace di interpretare automaticamente documenti di formati e contenuti diversi.

Grazie all’intelligenza generativa, il sistema riesce a riconoscere informazioni anche complesse, adattandosi a variazioni di struttura, formato o posizione dei dati all’interno della stessa categoria documentale. La soluzione è stata configurata per coprire integralmente tutte le tipologie di documenti previste, assicurando un modello completo e stabile che garantisce controllo, coerenza e qualità delle informazioni archiviate. Grazie alla combinazione di competenze in automazione e intelligenza artificiale, Avvale ha permesso a Gottardo di trasformare un’attività dispendiosa in termini di tempo in un processo digitale efficiente e trasparente, allineato alla visione di sostenibilità dell’azienda.

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L'impatto

Il nuovo sistema di archiviazione sarà in grado di individuare, selezionare, ed archiviare diverse tipologie di documenti bancari che la tesoreria Gottardo ha voluto intercettare, rendendo il processo completamente automatizzato e sotto controllo. Ogni giorno, decine di file verranno classificati, elaborati e archiviati in modo coerente, garantendo precisione e continuità operativa.

La qualità dei dati crescerà in modo significativo: ogni documento viene ora arricchito con metadati specifici che prima non venivano raccolti, migliorando la tracciabilità e rendendo più semplici le analisi interne. Il rischio di errore sarà drasticamente ridotto, mentre la repository documentale già da subito è diventata una fonte unica, ordinata e affidabile.

Questo nuovo sistema si distingue per sua flessibilità: può gestire con facilità variazioni di formato o nuovi istituti bancari, richiedendo solo interventi minimi e senza compromettere la continuità del processo. L’obiettivo di Gottardo è un modello di gestione più moderno e consapevole, in linea con la visione di sostenibilità digitale dell’organizzazione.

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