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Friopeças ottimizza i processi di budgeting e planning
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Con sede a Belo Horizonte, Friopeças è nata nel 1994 come rivenditore di pezzi originali e, dal 1998, ha iniziato a operare anche nel mercato all'ingrosso. Oggi, l’azienda vende vari prodotti attraverso la propria rete di punti vendita e la propria piattaforma online, come condizionatori d'aria, elettrodomestici e accessori.
La sfida
Con il fine di prendere decisioni più efficaci all'interno dell'area HR, Friopeças si è affidata ad Avvale per ottenere maggior controllo sulla gestione delle buste paga dei dipendenti, attività utile a consolidare i dati al fine di analizzarli in modo più efficiente. Una soluzione ottimizzata per il controllo del budget e della pianificazione avrebbe fornito una visione completa e dettagliata delle spese, consentendo all'organizzazione di assumere il pieno controllo dei propri dati. Per raggiungere questo obiettivo, Avvale ha implementato Oracle Planning Cloud per Friopeças.
L'approccio
L'implementazione della soluzione si è articolata in due fasi, concentrandosi dapprima sulla sua implementazione nel reparto finanziario e successivamente sul budgeting per le risorse umane. Nella prima fase del progetto è stato implementato Oracle Planning Cloud. Concentrandosi sul controllo, la soluzione consente di pianificare in modo efficiente le viste finanziarie di DRE, bilancio e flusso di cassa a livello di prodotti e centri di costo. La soluzione ha apportato diversi miglioramenti, come l'agilità nella proiezione degli scenari, l'accuratezza nella pianificazione del budget e la centralizzazione delle informazioni.
All'inizio della seconda fase, la stessa soluzione tecnologica è stata utilizzata per il budgeting delle risorse umane e costruita all'interno della suite EPM. Con questo nuovo sistema, è ora possibile pianificare l'intero libro paga per dipendente e posizione, utilizzando le norme aziendali relative al personale. Gli utenti possono anche integrare automaticamente questi dettagli nel budget finanziario per rispecchiarli nelle spese. Questa integrazione offre agli utenti anche la possibilità di creare dashboard, incrementando la possibilità di analisi dei dati.
L'obiettivo del progetto consisteva nell'inclusione di norme aziendali per la proiezione delle spese per le retribuzioni, seguendo voci di bilancio quali dipendenti, posizioni, centri di costo e filiali.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
Oracle Planning Cloud offre a Friopeças una serie di vantaggi in termini di budgeting e gestione finanziaria. Uno dei risultati principali è la possibilità di avere un maggiore controllo e standardizzazione del budget per le spese relative alle retribuzioni. La piattaforma consente inoltre di avere una visione completa delle simulazioni di scenari in cui il numero di dipendenti varia per prevedere l'impatto sulle finanze. Questo aspetto è fondamentale per una pianificazione finanziaria efficace e consente di prendere decisioni migliori, fornendo una visione unica delle informazioni sulle retribuzioni realizzate e preventivate. Il sistema consente anche la pianificazione dei benefit per dipendente e l'integrazione automatica con le spese DRE. Questa ampia visione di tutti i dati finanziari e di bilancio contribuisce a ottimizzare il flusso di lavoro all'interno del team finanziario e ad aumentare l'accuratezza dei dati. Nel complesso, l'utilizzo di Oracle Planning Cloud consente a Friopeças di ridurre i tempi operativi nelle aree HR e Finance e di prendere decisioni più informate sulla base di dati finanziari affidabili.
