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Innovare la tradizione: centralizzazione delle operazioni di approvvigionamento per un’autorità finanziaria ecclesiastica

Il nostro cliente opera come entità finanziaria della Curia Romana, con il compito principale di supervisionare la gestione dei beni della Santa Sede, che includono proprietà immobiliari, investimenti finanziari e altre risorse economiche. Svolge un ruolo cruciale nell’amministrazione economica e finanziaria della Santa Sede, fornendo supporto essenziale alle attività globali della Chiesa Cattolica.

La sfida

Nel 2020, il cliente ha affrontato una sfida critica a seguito della Lettera Apostolica “Norme sulla trasparenza, controllo e concorrenza nei contratti pubblici della Santa Sede e dello Stato della Città del Vaticano”. La direttiva era chiara: modernizzare e digitalizzare le operazioni di approvvigionamento per garantire trasparenza e controllo lungo l’intero processo Source-to-Pay. Questo progetto mirava a ottimizzare le operazioni, in particolare a vantaggio dell’Ufficio Acquisti e dei Dicasteri, principali utilizzatori della nuova piattaforma.

Le principali criticità da affrontare includevano:

  • pratiche di approvvigionamento frammentate tra le diverse entità vaticane;
  • mancanza di supervisione centralizzata;
  • complessità nell’adesione alle normative vaticane.
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L'approccio

Dopo un’attenta analisi dei requisiti aziendali del cliente, Avvale ha messo in campo la propria esperienza strategica per progettare una soluzione completa per la gestione dei processi di approvvigionamento, coprendo le aree Source to Contract, Procure to Pay e il Settore Regolamentato, utilizzando la soluzione SaaS SAP Ariba.

Grazie a oltre 20 anni di esperienza in implementazioni e consulenza nel settore procurement, di cui quasi 8 specificamente con le soluzioni SAP Ariba, il team di Avvale era ben preparato per supportare rapidamente il cliente. Questo significava comprendere sia i processi richiesti in base agli standard della piattaforma, sia esplorare funzionalità aggiuntive non ancora disponibili. Per soddisfare le esigenze specifiche dell’istituzione, l’integrazione con SAP Business Technology Platform (BTP) si è rivelata la scelta migliore per soluzioni personalizzate ed estensioni.

La fase di analisi, durata circa 5 mesi, ha coinvolto tutte le aree aziendali rilevanti, l’Ufficio Approvvigionamenti dell’istituzione, la Segreteria per l’Economia dello Stato della Città del Vaticano e altre entità chiave (tra cui i 17 Dicasteri Vaticani, Accademie Pontificie, Commissioni, la Segreteria di Stato, la Guardia Svizzera e la Rota Romana). Questo approccio olistico ha integrato l’approfondita competenza di Avvale nei processi di approvvigionamento con le migliori pratiche del settore, assicurando la conformità a requisiti strutturali e procedurali complessi. L’approccio iterativo di Avvale ha permesso di perfezionare continuamente la soluzione grazie ai feedback del cliente, garantendo miglioramenti costanti e sostenibilità.

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L'impatto

Al termine del progetto, l’organizzazione è riuscita a gestire l’intero processo di approvvigionamento su un’unica piattaforma, garantendo conformità alle normative vigenti e migliorando la collaborazione con i fornitori. Questi ultimi utilizzano la soluzione Ariba Network come punto unico di accesso, inserendo informazioni per la registrazione e qualificazione, partecipando a eventi negoziali e ricevendo documenti transazionali per il ciclo di pagamento.

Il supporto di Avvale ha incluso attività di change management durante la fase finale di implementazione e il periodo di hypercare, ottenendo immediatamente un alto livello di adozione da parte degli utenti. In modo sorprendente, entro poco più di due settimane dal lancio, il 99% delle entità dell’istituzione aveva adottato la nuova soluzione.

Il supporto continuo di Avvale continua a ottimizzare le operazioni di approvvigionamento del cliente, assicurando il successo sostenibile nella gestione delle risorse economiche della Santa Sede.

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