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Arco Educação riduce del 75% i tempi di redazione dei bilanci finanziari
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Arco Educação è un’azienda brasiliana specializzata in soluzioni educative, dall’infanzia alla scuola superiore, che sviluppa contenuti, tecnologie e servizi per oltre 3 milioni di studenti e quasi 9.000 scuole private in tutto il paese. Con una crescita superiore al 35% annuo, l’azienda ha ampliato costantemente il proprio portafoglio e la presenza sul territorio. Fondata nel 2006, la missione di Arco è trasformare l’ecosistema dell’istruzione, offrendo un valore sempre maggiore alle scuole in tutto il Brasile.
La sfida
Startup in rapida espansione, Arco Educação si è affermata rapidamente sul mercato nazionale. Tuttavia, questo ritmo accelerato ha portato con sé diverse sfide, in particolare nella strutturazione dei processi interni, con un impatto diretto sulla chiusura dei conti e sull’emissione dei bilanci finanziari.
Con 16 aziende nel gruppo e dati distribuiti su 5 fonti diverse, il processo di consolidamento finanziario era diventato complesso e veniva gestito manualmente tramite fogli Excel. Questa situazione ha reso evidente la necessità di una soluzione in grado non solo di ottimizzare la governance dei dati, ma anche di garantire la sicurezza delle informazioni sensibili.
In un primo momento, Arco Educação ha adottato uno strumento più semplice per migliorare la chiusura contabile, ma la soluzione si è rivelata insufficiente per gestire l’aumento di volume e complessità, spingendo l’azienda a cercare un’alternativa più solida ed efficace.
L'approccio
Riconoscendo la necessità di una soluzione su misura e completa, Arco si è rivolta ad Avvale, grazie alla nostra profonda esperienza nel consolidamento finanziario e nella realizzazione di progetti complessi e strategici. Insieme, abbiamo intrapreso una trasformazione delle operazioni finanziarie di Arco attraverso l’implementazione di Oracle Financial Consolidation and Close (FCC).
La principale sfida è stata unificare le diverse fonti dati in un unico repository. Con il supporto di Avvale, Arco ha creato un’area di staging solida, standardizzando il piano dei conti e ripulendo il database.
Grazie a un lavoro dettagliato di mappatura, tutti i bilanci e i processi di chiusura contabile sono stati progettati sia a livello tecnico che funzionale, portando a una soluzione personalizzata e pienamente in linea con le esigenze aziendali.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
La trasformazione ottenuta grazie all’approccio strategico di Avvale ha ridefinito le operazioni finanziarie di Arco Educação, riducendo fino al 75% il tempo necessario per redigere il budget. Questo miglioramento è stato possibile grazie alla centralizzazione dei dati di consolidamento nel nuovo strumento e alla possibilità per più utenti di lavorare contemporaneamente sul processo, cosa prima impensabile con l’uso dei fogli di calcolo.
Inoltre, si prevede un notevole risparmio di tempo anche nella creazione e revisione dei report, grazie all’automazione dei processi manuali. La governance delle informazioni è migliorata significativamente, con un maggiore controllo sui ruoli, l’accesso condiviso a un unico database senza necessità di versioni multiple o rischio di perdita dei dati, e la possibilità di audit delle modifiche.
La soluzione ha anche permesso ad Arco di individuare problemi nei processi di integrazione tra ERP che in precedenza passavano inosservati, aumentando così l’affidabilità delle informazioni generate.
