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Corvias Spart mit SAP S/4HANA® und SAP BTP® jährlich 10.000 Arbeitsstunden und reduziert fünf Berührungspunkte im Rechnungswesen

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Gemeinden können ein schnelles Wachstum verzeichnen, hinken aber oft bei der Modernisierung ihrer Infrastruktur hinterher. Seit über 20 Jahren ist Corvias ein zuverlässiger öffentlich-privater Infrastrukturpartner für Hochschulen und das US-Militär. Corvias ist ein amerikanisches Unternehmen, das denjenigen, die den Vereinigten Staaten dienen und sie bereichern, eine solide Grundlage bietet, indem es Lösungen für die Bereiche Wohnungsbau, Energie, Finanzierung, Bau und mehr bereitstellt.

Mit einer breiten Palette von Dienstleistungen musste Corvias Technologien und Arbeitsabläufe konsolidieren, die von den Geschäftseinheiten unabhängig voneinander ausgewählt und gepflegt wurden. Fünf Einkaufstools und drei Buchhaltungssysteme sowie unverbundene HR-, IT-, Risikomanagement-, Buchhaltungs- und Finanzsysteme bremsten die Pläne von Corvias für zukünftiges Wachstum und Service. Auf der Suche nach einer skalierbaren, flexiblen und zukunftssicheren Lösung zur Vereinfachung der IT-Architektur wandte sich Corvias an Avvale und SAP, um die Back-Office-Workflows neu zu gestalten und so die Effizienz in Kombination mit der Technologie zu steigern und Soldaten, Lehrkräfte und andere Personen, die den Vereinigten Staaten dienen und sie schützen, flexibler zu unterstützen.

 

 

Die Herausforderung

Die frühere Organisationsstruktur von Corvias hatte einen komplexen Rahmen, in dem Buchhaltungs- und Einkaufssysteme isoliert arbeiteten. Darüber hinaus war ein manueller Kostenzuweisungsprozess anfällig für menschliche Fehler. Als Reaktion auf diese Herausforderungen bestand der starke Wunsch, die Arbeitsabläufe zu rationalisieren und sicherzustellen, dass wichtige Informationen die richtigen Personen erreichen, um so die Qualität der Entscheidungsfindung zu verbessern. Es bestand die dringende Notwendigkeit, ein integriertes System einzurichten, das den Datentransfer zwischen verschiedenen Prozessen automatisieren konnte, was letztlich zu erheblichen Verbesserungen der Effizienz und der allgemeinen betrieblichen Effektivität führte.

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Die Lösung

Mit Avvale setzte Corvias SAP S/4HANA® Cloud Private Edition und SAP® Business Technology Platform (SAP BTP) ein, um Daten zu zentralisieren und die Integration von Einkaufs- und Buchhaltungsprozessen zu erleichtern. Ergänzt wurde diese Integration durch SAP Fiori®-Apps, die die Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen ermöglichen, um die Zuordnung von Segmentkosten zu rationalisieren. Um die erfolgreiche Auswahl der Software und die nahtlose Implementierung dieser Lösungen sicherzustellen, bot Avvale Beratung und Unterstützung an und sorgte so für einen reibungslosen und effizienten Ablauf des Integrationsprojekts.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Diese Implementierung hat Corvias erhebliche Vorteile gebracht. Die Entscheidungsträger haben nun Zugang zu umsetzbaren Informationen, und der Prozess der Kostenzuweisung wurde automatisiert, so dass die Geschäftseinheiten einen detaillierten Überblick über ihre tatsächlichen Kosten und ihre Rentabilität erhalten. Diese Umstellung hatte auch den positiven Effekt, dass die Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet wurden, was zu einer Einsparung von etwa 10.000 Arbeitsstunden führte und es ihnen ermöglichte, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Insbesondere wurden die Kontaktpunkte für das Kreditorenbuchhaltungsteam in 75 % der Fälle von sieben auf nur zwei reduziert, was in erster Linie auf die Automatisierung des Bestellungsmanagements auf der Grundlage von SAP BTP zurückzuführen ist. Darüber hinaus wurden die Datensicherheitsrollen im gesamten Unternehmen harmonisiert, was den Verwaltungsaufwand für die Standortteams verringert. Die Hauptbücher werden nun in zehn Minuten statt in sieben Stunden geführt.

Das Ergebnis ist eine flexible und skalierbare Plattform, die es Corvias ermöglicht, sich auf eine bessere Betreuung derjenigen zu konzentrieren, die die Vereinigten Staaten im öffentlichen und privaten Sektor schützen und voranbringen.

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