Evoluzione finanziaria: potenzia l’efficienza e la business intelligence in audit, riconciliazione e pagamenti

Evolvi verso l’eccellenza operativa: trasforma i tuoi processi finanziari e riduci i costi di elaborazione delle fatture fino all’80%, migliorando l’efficienza operativa di oltre il 90%.

Il processo di Accounts Payable (AP) nelle organizzazioni comprende una serie di fasi che includono la gestione, la validazione e l’esecuzione dei pagamenti. Questo ciclo inizia con la ricezione della fattura e si conclude con il pagamento al fornitore, passando attraverso diversi controlli e verifiche che devono garantire accuratezza ed esecuzione conformi alle scadenze legali e operative stabilite.

Le organizzazioni si trovano quindi costantemente sfidate a mantenere un processo di Accounts Payable efficiente e privo di errori, in cui il superamento di ciascuna fase richiede una gestione altamente rigorosa e accurata. È proprio questo che porta molte aziende ad affrontare una serie di sfide chiave nella gestione dei propri processi di Accounts Payable, tra cui la mancanza di automazione, che genera 5 principali criticità e conseguenze che ne influenzano l’efficacia.

Soluzioni strategiche per l'Accounts Payable: impatto finanziario ed efficienza operativa

Comprendere le sfide critiche che le organizzazioni affrontano nella gestione dell'Accounts Payable (AP) ci ha permesso di creare soluzioni specializzate in grado di generare un impatto finanziario tangibile e misurabile.
Grazie a un’esperienza consolidata, abbiamo progettato un approccio completo focalizzato sull’affrontare le 5 sfide menzionate:

1. Automazione del processo di Accounts Payable (AP)
   È stato sviluppato un portale self-service per la gestione delle fatture, in cui il fornitore è responsabile dell’indicizzazione delle informazioni relative alla propria fattura, consentendo al team di Accounts Payable (AP) di risparmiare tempo prezioso da dedicare al miglioramento continuo dei processi. Una volta che le informazioni sulla fattura indicizzata sono state verificate dal sistema ERP, viene eseguito un processo contabile automatico. Inoltre, l’automazione dell’elaborazione delle fatture consente di centralizzare i documenti su una piattaforma digitale, facilitando l’accesso e il monitoraggio in tempo reale.
   Grazie ai flussi di lavoro automatizzati, le fatture vengono rapidamente validate e approvate, accelerando i pagamenti ed evitando ritardi. Questo non solo migliora l’efficienza operativa, ma rafforza anche la relazione con i fornitori e ottimizza il controllo finanziario aziendale.
   
   
2. Implementazione di flussi di approvazione efficienti
   Sono stati implementati flussi di approvazione automatizzati che consentono alle organizzazioni di ottimizzare l’elaborazione delle fatture, assegnando dinamicamente i documenti ai responsabili competenti in base a regole aziendali predefinite. Grazie all’integrazione di notifiche e promemoria in tempo reale, gli approvatori ricevono avvisi immediati per la revisione e l’autorizzazione delle fatture, accelerando le decisioni ed evitando colli di bottiglia operativi.
   
   
3. Implementazione del Controlling
   L’introduzione di un flusso automatico di Accounts Payable (AP) con dashboard in tempo reale e report analitici avanzati consente alle organizzazioni di ottenere una visione centralizzata, accurata e aggiornata dello stato dei propri processi AP. Attraverso indicatori di performance (KPI) come il volume di fatture in sospeso, i tempi medi di approvazione, le scadenze e i livelli di automazione, i responsabili finanziari possono prendere decisioni informate in tempo reale, individuare colli di bottiglia, ottimizzare la liquidità e pianificare i pagamenti. Allo stesso tempo, i report analitici consentono di identificare trend storici e modelli di comportamento, monitorare la conformità alle politiche interne e alle scadenze normative.
   Avere visibilità sui processi rafforza la capacità decisionale strategica nell’area dell'AP. Uno studio dell’Institute of Finance and Management (IOFM) conferma che l’elaborazione manuale può costare alle aziende fino a 15 dollari per fattura; un costo che, moltiplicato per centinaia o migliaia di transazioni, può avere un impatto significativo sui risultati finanziari complessivi.
   
   
4. Ottimizzazione del controllo delle fatture tramite validazione automatica e avvisi
   La validazione automatica delle fatture rispetto agli ordini di acquisto e l’attivazione di avvisi consentono di individuare eventuali incongruenze prima dell’elaborazione, evitando pagamenti errati o duplicati. Confrontando ogni fattura con i dati registrati nel sistema, si verifica che importi, date e fornitori corrispondano agli ordini approvati. Inoltre, avvisi in tempo reale segnalano eventuali discrepanze, permettendo correzioni tempestive senza interrompere il flusso di lavoro. Questo approccio migliora la precisione finanziaria, ottimizza la riconciliazione contabile e riduce il rischio di controversie con i fornitori.
   
   
5. Tracciabilità digitale e report di audit: la chiave per una gestione finanziaria trasparente
   La tracciabilità digitale e i report di audit consentono un controllo preciso e trasparente di tutte le fatture e dei pagamenti, garantendo la conformità normativa. Archiviando e registrando ogni transazione in un sistema centralizzato, le aziende possono accedere facilmente alla cronologia completa di documenti, approvazioni e modifiche. Inoltre, la generazione automatica di report dettagliati in pochi secondi facilita le attività di audit e riduce il rischio di errori o non conformità fiscali. Ciò migliora non solo l’efficienza operativa, ma anche la sicurezza e la fiducia nella gestione finanziaria complessiva.
   
   
6. Soluzione intelligente di Avvale per la contabilità fornitori
   La Intelligent Account Payable Solution (iAP) di Avvale modernizza la gestione finanziaria eliminando le attività manuali e riducendo gli errori grazie all’automazione basata sull’Intelligenza Artificiale. Con la lettura automatica delle fatture, l’integrazione fluida con i sistemi aziendali e flussi di lavoro ottimizzati, accelera i cicli di pagamento e riduce i costi operativi. Avvisi e analisi in tempo reale garantiscono piena visibilità sui flussi di cassa, rafforzando la compliance, l’efficienza e supportando le decisioni strategiche.

Automazione dell’Accounts Payable: risparmio sui costi e maggiore efficienza

Un report della società di ricerca Ardent Partners evidenzia che i processi manuali richiedono tipicamente 10 giorni o più per elaborare una singola fattura, ritardando i pagamenti critici e potenzialmente comportando la perdita di sconti dai fornitori. Ardent Partners sottolinea inoltre che le aziende che adottano l’automazione raggiungono tassi di pagamento puntuali del 96%, rispetto al 75% di chi si affida a metodi manuali.

Di conseguenza, il risparmio sui costi rappresenta forse il beneficio più tangibile. Eliminando la necessità di interventi manuali estesi, le aziende possono ridurre sostanzialmente i costi di elaborazione delle fatture. L’Institute of Financial Management (IOFM) stima che le aziende che implementano l’automazione possano abbattere i costi fino a 2 dollari per fattura, una riduzione drastica rispetto ai metodi manuali.

Sappiamo che una delle principali fonti di costi indiretti nell’elaborazione delle fatture deriva dagli errori manuali frequenti commessi dal personale dell’area Accounts Payable. Come indicato da una fonte autorevole della SAP Community: in media il 3,6% delle fatture presenta errori gravi, ma le aziende leader che utilizzano soluzioni intelligenti di Accounts Payable (AP) riducono questa percentuale a meno dell’1%.

Queste soluzioni migliorano metriche chiave dell’Accounts Payable, come costi, rilevamento delle frodi, duplicazioni, approvazioni e soddisfazione dei fornitori. Inoltre, permettono di cogliere gli sconti per pagamento anticipato (ad esempio, 2/10 net 30), risparmiando denaro grazie a pagamenti tempestivi.

Analogamente, quando è implementato un processo automatizzato per migliorare le relazioni con i fornitori, è possibile generare benefici finanziari significativi per l’azienda, come gli sconti per pagamento anticipato, che portano a risparmi importanti con un flusso di cassa stabile. Anche i fornitori ne traggono vantaggio, accelerando il proprio flusso di cassa e riducendo il rischio di ritardi nei pagamenti, come evidenziato da PayStand.

A questo punto, è fondamentale chiedersi: quanti soldi ha perso la vostra azienda a causa di errori di elaborazione o ritardi nei pagamenti? Oppure, quanto tempo impiega il vostro team per cercare informazioni e approvare le fatture?

Sebbene questi problemi possano sembrare minori, col tempo si trasformano in oneri finanziari e operativi significativi. Solo muovendosi verso l’automazione è possibile concentrare sforzi e obiettivi sul raggiungimento dell’eccellenza operativa. Pertanto, l’automazione del processo di Accounts Payable si presenta come una soluzione strategica che favorisce l’efficienza, permettendo di gestire le fatture in modo rapido e affidabile, eliminando la necessità di indicizzazione manuale delle informazioni e riducendo significativamente gli errori. Offre inoltre una visibilità in tempo reale sullo stato delle fatture e genera report automatici, facilitando il processo decisionale e permettendo all’azienda di concentrarsi su una gestione finanziaria molto più efficiente, in cui l’ottimizzazione del flusso di lavoro migliora i rapporti con i fornitori garantendo pagamenti accurati e puntuali.

Come abbiamo visto, la digitalizzazione intrinseca dell’automazione porta anche a una drastica riduzione di errori e rielaborazioni, traducendosi in un uso più efficiente delle risorse e in meno sprechi. Inoltre, la completa visibilità e tracciabilità digitale offerta da un sistema automatizzato non solo ottimizza la gestione finanziaria, ma facilita anche la conformità normativa e promuove la trasparenza. L’adozione di questa tecnologia non solo posiziona le aziende come innovatrici, ma crea anche le basi per una crescita più solida e consapevole, in linea con le richieste di un mercato sempre più attento alla responsabilità sociale e ambientale.

In definitiva, l’automazione dell’Accounts Payable è la strada verso un’operatività più efficiente e responsabile. Oltre ai chiari benefici finanziari, rappresenta un’opportunità strategica che incide direttamente sulla sostenibilità aziendale, poiché riducendo il consumo di carta ed eliminando la necessità di stampa, archivi fisici e posta cartacea, le aziende diminuiscono la propria impronta di carbonio e contribuiscono attivamente all’economia circolare.

Trasforma con Avvale

In Avvale, siamo pronti ad avviare questa conversazione per supportare le aziende nel loro percorso verso l’evoluzione finanziaria, migliorando le relazioni con i fornitori in modo che si traducano in maggiore efficienza operativa e business intelligence nei processi di audit, riconciliazione e pagamenti.

Sei pronto a guidare la tua azienda verso un futuro agile, circolare e sostenibile, con eccellenza operativa, per migliorare le relazioni con i fornitori e ridurre i costi di gestione delle fatture?