Evolua para a excelência operacional: Transforme seus processos financeiros e reduza os custos de processamento de faturas em até 80% para melhorar a eficiência operacional em mais de 90%.
O processo de contas a pagar nas organizações envolve uma série de etapas, incluindo gerenciamento, validação e execução de pagamentos. Esse ciclo começa com o recebimento de uma fatura e culmina no pagamento ao fornecedor, passando por vários controles e verificações que devem garantir a precisão e a execução de acordo com os prazos legais e operacionais estabelecidos.
Portanto, as organizações são constantemente desafiadas a manter um processo de contas a pagar eficiente e sem erros, onde superar cada uma dessas etapas requer uma gestão altamente rigorosa e precisa, e é precisamente isso que leva as empresas a enfrentar uma série de desafios importantes na gestão de seus processos de contas a pagar, entre os quais a falta de automação leva a 5 desafios e consequências que o afetam.
Soluções Estratégicas para Contas a Pagar: Impacto Financeiro e Eficiência Operacional
Compreender os desafios críticos que as organizações enfrentam na gestão de suas contas a pagar nos permitiu criar soluções especializadas que geram um impacto financeiro tangível e mensurável. Com base em nossa vasta experiência, projetamos uma abordagem abrangente focada em abordar os 5 desafios mencionados:
1. Automação do Processo de Contas a Pagar
Foi desenvolvido um portal de autoatendimento de faturas, onde o fornecedor é responsável por indexar as informações de suas faturas, economizando tempo da equipe de contas a pagar, que pode ser usado de forma eficiente para melhorar continuamente os processos. Uma vez que as informações indexadas da fatura são verificadas pelo sistema ERP, um processo contábil automático é realizado. Além disso, a automação do processamento de faturas centraliza os documentos em uma plataforma digital, facilitando o acesso e o rastreamento em tempo real. Com fluxos de trabalho automatizados, as faturas são rapidamente validadas e aprovadas, acelerando os pagamentos e evitando atrasos. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também fortalece o relacionamento com os fornecedores e otimiza o controle financeiro da empresa.
2. Implementação de Fluxos de Trabalho de Aprovação Eficientes
Foram implementados fluxos de trabalho de aprovação automatizados, permitindo que as organizações otimizem o processamento de faturas, atribuindo dinamicamente os documentos às partes responsáveis correspondentes com base em regras de negócio predefinidas. Graças à integração de notificações e lembretes em tempo real, os aprovadores recebem alertas imediatos para revisar e autorizar faturas sem interrupções, acelerando a tomada de decisões e evitando gargalos operacionais.
3. Implementação do Controle
A implementação de um fluxo de processo automático de contas a pagar com painéis em tempo real e relatórios analíticos avançados permite que as organizações tenham uma visão centralizada, precisa e atualizada do status de seus processos de contas a pagar (AP). Por meio de indicadores-chave de desempenho (KPIs), como volume de faturas pendentes, tempo médio de aprovação, datas de vencimento e níveis de automação, os gerentes financeiros podem tomar decisões informadas em tempo real, detectar e antecipar gargalos operacionais, otimizar o fluxo de caixa e o planejamento de pagamentos. Ao mesmo tempo, os relatórios analíticos permitem identificar tendências históricas e padrões de comportamento, monitorando a conformidade com políticas internas e prazos regulatórios. Portanto, ter visibilidade do processo fortalece a tomada de decisões estratégicas na área de contas a pagar. Um estudo do Instituto de Finanças e Gestão (IOFM) confirma isso, revelando que o processamento manual pode custar às empresas até US$ 15 por fatura. Quando multiplicado por centenas ou milhares de transações, esse custo pode ter um impacto severo nos resultados financeiros de uma empresa.
4. Otimização do Controle de Faturas por meio de Validação Automática e Alertas
A validação automática em relação aos pedidos de compra e os alertas permitem detectar inconsistências nas faturas antes do processamento, evitando pagamentos errados ou duplicados. Ao comparar cada fatura com os dados registrados no sistema, verifica-se se os valores, datas e fornecedores correspondem aos pedidos aprovados. Além disso, alertas em tempo real notificam sobre quaisquer discrepâncias, permitindo correções oportunas sem afetar o fluxo de trabalho. Isso não apenas melhora a precisão financeira, mas também otimiza a reconciliação contábil e reduz o risco de disputas com fornecedores.
5. Rastreabilidade Digital e Relatórios de Auditoria: A Chave para uma Gestão Financeira Transparente
A rastreabilidade digital e os relatórios de auditoria permitem um controle preciso e transparente de todas as faturas e pagamentos, garantindo a conformidade regulatória. Ao armazenar e registrar cada transação em um sistema centralizado, as empresas podem acessar facilmente o histórico completo de documentos, aprovações e modificações. Além disso, relatórios automatizados geram informações detalhadas em segundos, facilitando auditorias e reduzindo o risco de erros ou não conformidade fiscal. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também proporciona maior segurança e confiança na gestão financeira.
6. Avvale Intelligent Accounts Payable Solution
A solução inteligente para contas a pagar (iAP) da Avvale moderniza a gestão financeira, eliminando tarefas manuais e reduzindo erros por meio da automação com inteligência artificial. Com leitura automatizada de faturas, integração perfeita com sistemas empresariais e fluxos de trabalho otimizados, ela acelera os ciclos de pagamento e reduz os custos operacionais. Alertas e análises em tempo real garantem total visibilidade do fluxo de caixa, fortalecendo a conformidade, a eficiência e apoiando a tomada de decisões estratégicas.
Automação de Contas a Pagar: Economia de Custos e Maior Eficiência
Um relatório da empresa de pesquisa Ardent Partners destaca que os processos manuais normalmente levam 10 dias ou mais para processar uma única fatura, atrasando pagamentos críticos e potencialmente levando à perda de descontos de fornecedores. A Ardent Partners também observa que as empresas que adotam a automação alcançam taxas de pagamento em dia de 96%, em comparação com 75% para aquelas que dependem de métodos manuais.
Portanto, a economia de custos é talvez o benefício mais tangível. Ao eliminar a necessidade de intervenção manual extensiva, as empresas podem reduzir substancialmente os custos de processamento de faturas. O Instituto de Gestão Financeira (IOFM) estima que as empresas que implementam a automação podem reduzir os custos para apenas US$ 2 por fatura, uma redução drástica em comparação com os métodos manuais.
Sabemos que um dos desafios que gera mais custos indiretos no processamento de faturas está relacionado a erros manuais frequentes cometidos por pessoas na área de contas a pagar, conforme indicado por uma fonte proeminente da Comunidade SAP: em média, 3,6% das faturas apresentam erros graves, mas as empresas líderes que utilizam soluções inteligentes de contas a pagar (AP) reduzem esse número para menos de 1%. Essas soluções melhoram métricas importantes de contas a pagar, como custo, detecção de fraudes, duplicação, aprovações e satisfação do fornecedor. Elas também ajudam a obter descontos por pagamento antecipado (por exemplo, 2/10 líquido 30), economizando dinheiro ao pagar as faturas antecipadamente.
Da mesma forma, quando um processo automatizado é implementado para melhorar o relacionamento com os fornecedores, é possível gerar benefícios financeiros significativos para a empresa, como descontos por pagamento antecipado, que resultam em economias significativas com um fluxo de caixa estável. Os fornecedores também se beneficiam com a aceleração de seu fluxo de caixa e a redução do risco de atrasos nos pagamentos, conforme demonstrado pela PayStand.
| Indicador |
Processamento Manual |
Processamento Automatizado |
Melhoria % |
| Custo por fatura |
Até $15 USD |
A partir de $2 USD |
Redução de até 80% no custo por fatura |
| Tempo médio de processamento |
10 dias ou mais |
10 minutos |
Redução de 99% no tempo de processamento |
| Taxa de pagamentos pontuais |
75% |
96% |
Melhoria de até 21% na pontualidade dos pagamentos |
| Taxa de erros graves |
3.60% |
Menos de 1% |
Redução de mais de 70% nos erros graves |
Neste ponto, é fundamental perguntar: quanto dinheiro sua empresa perdeu devido a erros de processamento ou atrasos nos pagamentos? Ou quanto tempo sua equipe gasta procurando informações e aprovando faturas?
Embora esses problemas possam parecer menores, com o tempo eles se tornam encargos financeiros e operacionais significativos. Somente com a automação é possível concentrar os esforços e objetivos na busca pela excelência operacional. Portanto, automatizar o processo de contas a pagar é uma solução estratégica que promove eficiência ao processar faturas de forma rápida e confiável, eliminando a necessidade de indexação manual de informações e reduzindo significativamente os erros, oferecendo visibilidade em tempo real do status das faturas e gerando relatórios automáticos, facilitando a tomada de decisões e focando o negócio em uma gestão financeira muito mais eficiente, onde a otimização do fluxo de trabalho melhora o relacionamento com os fornecedores, garantindo pagamentos precisos e pontuais.
Como vimos, a digitalização inerente à automação também leva a uma redução drástica de erros e reprocessamentos, o que se traduz em um uso mais eficiente dos recursos e menos desperdício. Além disso, a visibilidade e rastreabilidade digitais completas oferecidas por um sistema automatizado não apenas otimizam a gestão financeira, mas também facilitam a conformidade regulatória e promovem a transparência. A adoção dessa tecnologia não apenas posiciona as empresas como inovadoras, mas também estabelece as bases para um crescimento mais sólido e consciente, alinhado com as demandas de um mercado cada vez mais focado na responsabilidade social e ambiental.
Em última análise, a automação das contas a pagar é o caminho para uma operação mais eficiente e responsável. Além dos ganhos financeiros óbvios, esta é uma oportunidade estratégica que impacta diretamente a sustentabilidade dos negócios, pois ao reduzir o consumo de papel e eliminar a necessidade de impressão, arquivos físicos e correspondência postal, as empresas reduzem sua pegada de carbono e contribuem ativamente para a economia circular.
Transforme-se com a Avvale
Na Avvale, estamos abertos a iniciar essa conversa para ajudar as empresas em sua jornada rumo à evolução financeira e melhorar suas relações com os fornecedores, de modo que isso se reflita em sua eficiência operacional e inteligência de negócios em seus processos de auditoria, reconciliação e pagamento.
Você está pronto para conduzir sua empresa rumo a um futuro ágil, circular e sustentável, com excelência operacional, para melhorar suas relações com os fornecedores e reduzir os custos de processamento de faturas?
