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Unieuro: ridefinire le operazioni retail con l'automazione potenziata dall'AI

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Unieuro, il principale retailer omnicanale italiano nel settore dell’elettronica di consumo e degli elettrodomestici, connette ogni anno milioni di clienti B2C attraverso oltre 500 punti vendita e la piattaforma e-commerce. Con più di 5.000 dipendenti, Unieuro unisce innovazione, prossimità ed eccellenza nel servizio.

La sfida

L’AI può rendere le operations retail più rapide, intelligenti e al tempo stesso più umane?

Attraverso oltre 500 punti vendita e una piattaforma e-commerce avanzata, Unieuro gestisce ogni anno milioni di interazioni con i clienti. Dietro questa scala operativa si nasconde una rete complessa di processi - dagli ordini di acquisto alla gestione delle fatture - che possono risultare dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errore. Con l’aumento delle aspettative dei clienti e della complessità operativa, l’azienda ha riconosciuto la necessità di evolvere il proprio percorso di automazione, passando dall’ottimizzazione dei processi a un’orchestrazione intelligente.
Oltre al retail, anche procurement, finanza, logistica e IT affrontavano un aumento della complessità: gestione degli ordini di acquisto, registrazione di fatture nazionali ed estere, dazi doganali, fino al monitoraggio dei progetti d’investimento, tutti basati su attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo.

L’obiettivo era chiaro: passare da un’automazione rule-based (RPA) a sistemi agentici, contestuali e capaci di prendere decisioni.

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L'approccio

Per affrontare queste sfide, Avvale ha guidato Unieuro in una trasformazione a wave, abilitata da AI e automazione. Il primo focus è stato su procurement e supply chain, automatizzando acquisizione degli ordini di acquisto, gestione dei solleciti di carico, discrepanze di cassa e richieste dei punti vendita. È poi seguita l’area Finance, consentendo la gestione end-to-end dei progetti di investimento: dall’approvazione iniziale alla capitalizzazione e ammortamento automatici. Anche fatture nazionali e internazionali, utenze e dazi doganali sono stati integrati nei workflow automatizzati.Il Back-office Commerciale è in fase di trasformazione, con l’automazione della gestione del sell-out, dei follow-up ai fornitori, delle negoziazioni duplicate e delle riconciliazioni contabili. La verifica prezzi sugli ordini di acquisto è stata completamente automatizzata, sfruttando confronti con dati storici e alert rapidi per garantire accuratezza, mentre strumenti di AI per la classificazione hanno reso più fluido il trattamento di migliaia di richieste dai negozi.

Partendo da queste basi, Unieuro ha evoluto un’automazione sviluppata originariamente da Avvale nel 2021 con tecnologia RPA classica per la gestione degli ordini di acquisto, trasformandola in un processo agentico avanzato che supporta gli acquirenti nelle negoziazioni e nei processi decisionali con i fornitori. Il nuovo livello intelligente automatizza la validazione, rileva le deviazioni di prezzo che richiedono una revisione umana e si adatta senza difficoltà all’evoluzione delle strategie di procurement attraverso il Context Grounding, con ogni fase del workflow – RPA, Agent e Human – orchestrata in modo fluido da UiPath Maestro.

Ogni fase ha seguito una metodologia strutturata: un’analisi dei processi esistenti, una valutazione dettagliata dei costi e dei benefici, un’implementazione accurata e sessioni di gestione del cambiamento con gli utenti di business per garantirne l’adozione. Unieuro ha utilizzato algoritmi di interpretazione semantica per classificare le richieste, interpretazione dei documenti per l’estrazione delle fatture e RPA per la verifica degli ordini SAP, creando una combinazione fluida tra supervisione umana ed efficienza delle macchine. Inoltre, nel 2024 è stato creato in Unieuro un team di governance centralizzato (CoE) congiunto, focalizzato sulla gestione della forza lavoro digitale.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

Oggi la digital workforce di Unieuro opera in modo fluido all’interno dell’intero ecosistema aziendale. Attività che un tempo richiedevano migliaia di ore manuali sono ora gestite autonomamente da agenti intelligenti in grado di comprendere, agire e apprendere.

I risultati sono concreti: la digital workforce gestisce oggi migliaia di task in autonomia, riducendo drasticamente l’effort manuale e aumentando l’agilità operativa. Le attività di procurement e supply chain sono passate da 20 giorni uomo al mese a sole 10 ore. Oltre 100 progetti di capitalizzazione sono stati automatizzati annualmente, generando 10.000 asset digitali con dashboard di monitoraggio real-time. Le operations Finance – comprese fatture estere e dazi doganali – sono state ridotte da 20 giorni al mese a 11 ore. La verifica prezzi e la gestione degli ordini SAP sono diventate più rapide e più accurate grazie a confronti dati automatizzati e alert immediati.

Il percorso di Unieuro dimostra che l’AI non si limita ad automatizzare i processi: li eleva. Trasformando workflow complessi in operazioni intelligenti e fluide, Unieuro sta costruendo un’organizzazione retail più smart, veloce e abilitatata dall’intelligenza.

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