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Unieuro: Redefiniendo las Operaciones Minoristas con la Automatización Impulsada por la IA

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Unieuro, el minorista omnicanal líder en Italia de productos electrónicos y electrodomésticos, conecta a millones de clientes B2C cada año a través de más de 500 tiendas y su plataforma de comercio electrónico. Con más de 5000 empleados, Unieuro combina innovación, proximidad y excelencia en el servicio.

El Desafio

¿Puede la IA hacer que las operaciones minoristas sean más rápidas, inteligentes y humanas?

Con más de 500 tiendas y una avanzada plataforma de comercio electrónico, Unieuro gestiona millones de interacciones con clientes al año. Detrás de esta escala se esconde una compleja red de procesos, desde las órdenes de compra hasta el procesamiento de facturas, que pueden llevar mucho tiempo y ser propensos a errores. A medida que aumentan las expectativas de los clientes y crece la complejidad operativa, la empresa reconoció la necesidad de evolucionar en su proceso de automatización, pasando de la optimización de procesos a la orquestación inteligente.
Más allá de las operaciones minoristas, áreas críticas como las compras, las finanzas, la logística y la informática se enfrentaban a una complejidad cada vez mayor. La gestión de las órdenes de compra, el registro de facturas nacionales y extranjeras, la tramitación de los derechos de aduana y el seguimiento de los proyectos de inversión dependían de tareas repetitivas y que requerían mucho tiempo.

El objetivo era claro: pasar de la automatización basada en reglas (RPA) a sistemas contextuales y autónomos capaces de tomar decisiones.

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El Enfoque

Para hacer frente a estos retos, Avvale guió a Unieuro a través de una transformación basada en oleadas impulsada por la inteligencia artificial y la automatización. En primer lugar, nos centramos en las compras y la cadena de suministro, automatizando la adquisición de órdenes de compra, los recordatorios de carga, las discrepancias de efectivo y las solicitudes de las tiendas. A continuación, nos ocupamos de las finanzas, lo que permitió a la empresa gestionar proyectos de inversión de principio a fin. Desde la aprobación inicial hasta la capitalización y amortización automáticas. Las facturas nacionales e internacionales, las facturas de servicios públicos y los derechos de aduana también se incorporaron al flujo de trabajo automatizado. Las operaciones comerciales administrativas están en proceso de transformación, con la gestión automatizada de las ventas, el seguimiento de los proveedores, las negociaciones duplicadas y la conciliación de cuentas. La verificación de precios de las órdenes de compra se automatizó por completo, utilizando comparaciones de datos históricos y alertas rápidas para garantizar la precisión, mientras que las herramientas de clasificación de IA agilizaron la gestión de miles de solicitudes de las tiendas.

Sobre esta base, Unieuro ha desarrollado una automatización creada originalmente por Avvale en 2021 con tecnología RPA clásica para la gestión de órdenes de compra, transformándola en un proceso avanzado que empodera a los compradores en las negociaciones y la toma de decisiones de los proveedores. La nueva capa inteligente automatiza la validación, detecta las desviaciones de precios para su revisión humana y se adapta sin esfuerzo a las estrategias de adquisición en constante evolución a través de Context Grounding, con cada paso del flujo de trabajo (RPA, agente y humano) perfectamente orquestado por UiPath Maestro.

Cada paso siguió una metodología estructurada: un descubrimiento de los procesos existentes, una evaluación detallada de costos y beneficios, una implementación cuidadosa y sesiones de gestión del cambio con los usuarios empresariales para garantizar su adopción. Unieuro aprovechó los algoritmos de interpretación semántica para clasificar las solicitudes, la comprensión de documentos para la extracción de facturas y la RPA para verificar los pedidos de SAP, creando una combinación perfecta entre la supervisión humana y la eficiencia de las máquinas. Además, en 2024 se ha creado en Unieuro un equipo central de gobernanza (CoE) conjunto, centrado en la gestión de la fuerza de trabajo digital.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Hoy en día, la fuerza de trabajo digital de Unieuro opera a la perfección en todo su ecosistema empresarial. Las tareas que antes requerían miles de horas de trabajo manual ahora son gestionadas de forma autónoma por agentes inteligentes que comprenden, actúan y aprenden.

Los resultados son tangibles: la fuerza de trabajo digital de Unieuro ahora gestiona miles de tareas de forma autónoma, lo que reduce drásticamente el esfuerzo manual y aumenta la agilidad operativa. Las tareas de adquisición y cadena de suministro se redujeron de 20 días al mes a solo 10 horas. Se automatizaron más de 100 proyectos de capital al año, lo que generó 10 000 activos digitales con paneles de control en tiempo real. Las operaciones financieras, incluido el procesamiento de facturas extranjeras y aranceles aduaneros, se redujeron de 20 días al mes a 11 horas. La verificación de precios y la gestión de pedidos SAP se hicieron más rápidas y precisas gracias a las comparaciones de datos automatizadas y las alertas rápidas.

La trayectoria de Unieuro demuestra que la IA no solo automatiza los procesos, sino que los mejora. Al transformar flujos de trabajo complejos en operaciones inteligentes y fluidas, Unieuro está creando una organización minorista más inteligente, rápida y capacitada.

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