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Miglioramento delle performance del sistema SAP e ottimizzazione dei costi di archiviazione per un grande gruppo holding
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Il nostro cliente è un influente conglomerato colombiano attivo nei settori dei media, dell'intrattenimento, della vendita al dettaglio, dell'energia, della ricerca e dei trasporti. Il gruppo ha come obiettivo principale promuovere una crescita sostenibile e la trasformazione dei servizi sfruttando modelli innovativi. Grazie alla consolidata esperienza e alle solide partnership, agisce come coordinatore strategico per il consorzio, facilitando lo scambio di best practice e informazioni tra i vari progetti.
La sfida
Il progetto ha dovuto affrontare una sfida significativa dovuta alle dimensioni estese del gruppo holding, che sovraintende più di 25 aziende. Il loro sistema ERP, SAP ECC 6.0, EHP 8, insieme a un database di circa 12 TB, stava crescendo costantemente. Per affrontare questo problema, era imperativo implementare misure preventive e proattive per gestire efficientemente il ciclo di vita dei dati memorizzati nel loro database.
Questo includeva la salvaguardia di dati più vecchi che non sono più essenziali per le operazioni quotidiane ma potrebbero essere necessari per scopi legali o di audit. Il trasferimento di questi dati dal database a una soluzione di archiviazione alternativa è diventato un passo critico. Questo trasferimento avrebbe ridotto notevolmente i requisiti di archiviazione dei dati, portando a tempi di risposta e amministrazione migliorati, con conseguente riduzione dei costi di archiviazione.
L'approccio
Per affrontare queste sfide, Avvale ha introdotto un piano di archiviazione completo per il sistema produttivo del gruppo holding. Questo ha comportato un'analisi iniziale del sistema per comprendere i fattori di crescita dei dati e definire una strategia mirata di archiviazione per affrontare i principali contribuenti all'espansione del database. Questa strategia è stata eseguita, coinvolgendo la migrazione dei dati e l'allestimento dell'archiviazione archiviale. Avvale ha integrato questo approccio di archiviazione nelle operazioni quotidiane, garantendo una gestione continua della crescita dei dati, il controllo dei costi, la conformità normativa e un accesso ai dati senza interruzioni.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
Attraverso l'implementazione della nostra strategia di archiviazione di 12 TB, che include il monitoraggio delle tabelle del database, la riorganizzazione e l'ottimizzazione dello spazio di archiviazione, il cliente ha ottenuto diversi benefici. Questa strategia ha notevolmente migliorato le performance del sistema riducendo le dimensioni del database, e ha portato a risparmi sui costi trasferendo dati poco utilizzati dall'archiviazione primaria a soluzioni di archiviazione più economiche. Inoltre, il tempo necessario per i backup del database e i costi associati di banda per i trasferimenti dati sono stati ridotti in modo significativo. In definitiva, la nostra strategia di archiviazione ha giocato un ruolo cruciale nel ridurre i costi relativi al disaster recovery. Ottimizzando e gestendo efficacemente il database, il cliente ha acquisito gli strumenti per gestire potenziali problematiche legate ai dati, mitigandone l'impatto finanziario e operativo.
