Avvale | Case Study | Fleet Support: Ogni chilometro guidato dai dati

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Fleet Support ha come missione quella di progettare e offrire soluzioni gestionali innovative per le imprese, piccole o grandi, capaci di incidere in modo significativo sui costi legati alla gestione dei veicoli. Fondata nel 2001, Fleet Support è l’ideatrice del software facileflotta.it ed è oggi riconosciuta come leader nel mercato italiano delle soluzioni per il settore automotive. Con una solida presenza nei settori delle flotte aziendali e del noleggio, l’azienda propone strumenti ad alto impatto per ottimizzare l’operatività dei veicoli. Forte di oltre 40 anni di esperienza dirigenziale nel settore, Fleet Support aiuta imprese di ogni dimensione a mantenere sotto controllo i costi legati alla mobilità aziendale.

La sfida

Nel mercato italiano della gestione flotte, in rapida evoluzione, si era creata una lacuna: le soluzioni disponibili erano pensate principalmente per le grandi imprese, lasciando scoperto il segmento delle PMI.

Fleet Support si è posta l’obiettivo di sviluppare una piattaforma capace di rispondere alle esigenze di chiunque gestisca una flotta aziendale. Il progetto presentava diverse sfide: la soluzione doveva essere estremamente flessibile per adattarsi a realtà aziendali eterogenee, senza sacrificare la semplicità d’uso e le funzionalità avanzate. Era fondamentale integrare strumenti per il monitoraggio, la manutenzione e la gestione dei costi in modo intuitivo, così da garantirne l’adozione quotidiana da parte di tutti gli utenti. Un altro aspetto chiave era la sicurezza dei dati e la conformità alle normative di settore, indispensabili per tutelare le informazioni sensibili.

L'approccio

Per dare forma alla visione di Fleet Support, Avvale ha adottato un approccio di sviluppo all’avanguardia e modulare, basato sulle tecnologie Microsoft e potenziato dalla piattaforma cloud Azure. Azure ha garantito la scalabilità, la sicurezza e l’affidabilità necessarie per gestire dati in tempo reale e consentire un accesso fluido da qualsiasi dispositivo.

Grazie all’architettura a microservizi, ogni funzionalità è stata sviluppata in modo indipendente, permettendo aggiornamenti rapidi e innovazione continua. L’intelligenza artificiale è stata integrata profondamente nel sistema, abilitando manutenzione predittiva, ottimizzazione intelligente dei percorsi e analisi comportamentale dei conducenti.
I modelli di machine learning hanno elaborato dati storici e in tempo reale, offrendo ai fleet manager insight utili per prendere decisioni più consapevoli e automatizzare le attività quotidiane. Il risultato è stato un sistema robusto e flessibile, pensato per consentire una gestione proattiva ed efficiente delle flotte.

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

Add members on the fly
Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
Customize the solution based on their current business process
Perform driver-based calculations
Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

Il nuovo sistema di gestione flotte, intuitivo e intelligente, ha trasformato l’efficienza operativa in numerosi settori, portando benefici misurabili a organizzazioni di ogni dimensione. Per le piccole e medie imprese, la piattaforma rappresenta una soluzione accessibile che semplifica la gestione dei veicoli e riduce il carico amministrativo, consentendo agli imprenditori di concentrarsi sulle attività strategiche e sulla crescita del business.

Per le grandi aziende, le funzionalità avanzate e l’architettura scalabile ottimizzano l’utilizzo della flotta, riducendo i costi operativi. Le funzioni basate su AI, come la manutenzione predittiva e la pianificazione intelligente dei percorsi, riducono i tempi di inattività e assicurano un servizio puntuale, migliorando la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti.

L’integrazione fluida con i processi esistenti e la sicurezza a livello enterprise hanno ispirato fiducia, fornendo al contempo dati utili e azionabili. Il sistema promuove una cultura della gestione proattiva e del miglioramento continuo, contribuendo a rendere le operazioni più sostenibili, convenienti ed efficienti per tutte le imprese, indipendentemente dalle dimensioni.