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Corvias risparmia 10.000 ore di lavoro all'anno e riduce cinque punti di contatto contabili grazie a SAP S/4HANA® e SAP BTP

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Le comunità possono sperimentare una crescita rapida ma spesso restano indietro nell'aggiornamento delle proprie infrastrutture. Da oltre 20 anni, Corvias è un partner affidabile nell'ambito delle infrastrutture pubblico-privato per istituzioni di istruzione superiore e l'esercito degli Stati Uniti. È un'azienda americana che fornisce una solida base a coloro che servono e contribuiscono alla crescita economica degli Stati Uniti, offrendo soluzioni per l'edilizia residenziale, l'energia, il finanziamento, la costruzione e altro ancora.

Con un ampio ventaglio di servizi, Corvias ha dovuto consolidare tecnologie e flussi di lavoro gestiti autonomamente dalle unità aziendali. Cinque strumenti di acquisto e tre sistemi contabili, insieme a sistemi separati per HR, IT, gestione del rischio, contabilità e finanza, limitavano i piani di crescita e di servizio di Corvias. Per semplificare l'architettura IT con una soluzione scalabile, flessibile e pronta per il futuro, Corvias ha scelto Avvale e SAP per rivoluzionare i flussi di lavoro di back-office, migliorando l'efficienza con la tecnologia e operando con maggiore agilità per sostenere soldati, educatori e altri che servono e proteggono gli USA.

 

 

La sfida

La struttura organizzativa preesistente di Corvias presentava un quadro complesso in cui i sistemi contabili e di acquisto operavano in modo isolato. Inoltre, un processo manuale di allocazione dei costi era soggetto a errori umani. In risposta a queste sfide, c'era un forte desiderio di razionalizzare i flussi di lavoro e garantire che le informazioni critiche raggiungessero le persone appropriate, migliorando così la qualità delle decisioni. Era urgente stabilire un sistema integrato che automatizzasse il trasferimento dei dati tra vari processi, portando a miglioramenti significativi nell'efficienza e nell'efficacia operativa complessiva.

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L'approccio

Con il supporto di Avvale, Corvias ha implementato SAP S/4HANA® Cloud edizione privata e SAP® Business Technology Platform (SAP BTP) per centralizzare i dati, facilitando l'integrazione dei processi di acquisto e contabilità. Come complemento a questa integrazione, sono state utilizzate le app SAP Fiori®, che consentono lo sviluppo di applicazioni personalizzate progettate per razionalizzare l'allocazione dei costi per segmento. Per garantire la selezione e l'implementazione di software di successo, Avvale ha fornito guida e supporto, assicurando che il progetto di integrazione procedesse in modo fluido ed efficiente.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

Questa implementazione ha apportato notevoli benefici a Corvias. I decisori ora hanno accesso a informazioni operative, e il processo di allocazione dei costi è stato automatizzato, fornendo alle unità aziendali una visione dettagliata dei loro costi effettivi e della redditività. Questa trasformazione ha anche permesso di liberare il personale da compiti rutinari, risparmiando circa 10.000 ore di lavoro e consentendo loro di concentrarsi su attività di maggiore valore. In particolare, i punti di contatto per il team dell'account payables sono stati ridotti da sette a solo due nel 75% dei casi, principalmente grazie all'automazione della gestione degli ordini di acquisto basata su SAP BTP. Inoltre, i ruoli di sicurezza dei dati sono stati armonizzati in tutta l'organizzazione, riducendo il lavoro amministrativo per i team sul campo. I registri generali ora vengono eseguiti in dieci minuti, anziché sette ore.

In conclusione, il risultato è una piattaforma flessibile e scalabile che consente a Corvias di concentrarsi meglio sul servizio a coloro che proteggono e promuovono gli Stati Uniti, sia nel settore pubblico che privato.

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