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Auteco S.A.S Migra a la Nube con Flexibilidad, Rendimiento e Innovación

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Como uno de los principales ensambladores de motocicletas de Colombia, Auteco S.A.S dio importancia a estrategias innovadoras que mejoraran su capacidad tecnológica y lograran la flexibilidad y el rendimiento necesarios en una infraestructura en la nube moderna que les permitiera gestionar proyectos futuros.

En colaboración con Avvale, se creó el proyecto Artemisa para migrar todas las cargas de trabajo de SAP y no SAP a la nube de Amazon Web Services (AWS), fortaleciendo el rendimiento y la estabilidad de su operación sin afectar a los usuarios finales. Para este proyecto, se utilizaron mecanismos ágiles para migrar los sistemas SAP a HANA. Para las estrategias de automatización, se implementó la lógica de autogestión de los servicios de aplicaciones SAP, la infraestructura almacenada en plantillas, la realización de copias de seguridad y la gestión de instancias.

El Desafío

Utilizando Infraestructura como Servicio (IaaS) para migrar las cargas de trabajo a la nube, Auteco S.A.S buscó mejorar el rendimiento y la estabilidad de las aplicaciones, así como tener autonomía para gestionar su infraestructura. Era esencial contar con los recursos necesarios para implementar nuevas tecnologías y desarrollar proyectos que brindaran innovación, reflejando sus pilares estratégicos.

La empresa se asoció con Avvale y seleccionó AWS con la certeza de que estas dos fuerzas conforman la combinación ganadora para ayudar a Auteco S.A.S a mejorar sus capacidades tecnológicas y prepararse para proyectos futuros.

Juntos, nombraron a este proyecto Artemisa, inspirándose en el programa de la NASA que tiene como objetivo regresar a la Luna en 2024 utilizando nuevas tecnologías y sistemas innovadores para explorar este satélite como nunca antes.

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El Enfoque

La migración de todos los servidores se realizó en un período de tiempo corto, minimizando así el impacto en los usuarios y en la operación. Incluso durante el proceso, los usuarios finales tuvieron visibilidad del cambio de infraestructura. Se crearon paneles de control utilizando AWS Lambda y CloudWatch para ofrecer las métricas más relevantes para la administración de los sistemas SAP y generar alertas que detectaran eventos críticos. Amazon Relational Database Service (RDS) para SQL Server permitió a Auteco escalar su base de datos sin complicaciones y de manera rentable al automatizar tareas administrativas, liberando a su personal técnico para enfocarse en otros objetivos.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Al migrar sus cargas de trabajo a la nube, Auteco S.A.S pudo obtener numerosos beneficios, como recursos flexibles que se pueden ajustar a sus necesidades y un rendimiento óptimo del sistema. Además, la migración ayudó a unificar varias aplicaciones empresariales críticas en una sola infraestructura, evitando así cualquier inconsistencia en los procesos. Como resultado, las aplicaciones se implementaron en una infraestructura optimizada que brindaba un alto rendimiento y rentabilidad.

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