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Nahtlose Verwaltung von 40.000 Verträgen: Wie Oi den Finanzbetrieb revolutionierte

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Oi, eines der führenden Telekommunikationsunternehmen Brasiliens, hat sich von einem lokalen Betreiber zu einem der größten Anbieter des Landes entwickelt. Sein Portfolio umfasst Festnetztelefonie, Breitband und Pay-TV, wobei der Schwerpunkt auf Innovation und hochwertiger Konnektivität liegt. Oi nutzt fortschrittliche Technologie, um effiziente und sichere Dienste zu gewährleisten, und verfügt über eine landesweite Infrastruktur. Darüber hinaus engagiert sich das Unternehmen für Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung. Die Entwicklung von Oi unterstreicht seine bedeutende Rolle im brasilianischen Telekommunikationssektor.

Die Herausforderung

Oi musste dringend sein Hyperion Financial Management (HFM)-System von Oracle migrieren, das veraltet war, über abgelaufene Lizenzen verfügte und vom Anbieter nicht mehr unterstützt wurde. Darüber hinaus bestand der dringende Bedarf, das Laden und Optimieren von Prozessen zu optimieren, ohne die etablierten und den Benutzern vertrauten Arbeitsabläufe wesentlich zu verändern.

Eine große Herausforderung war auch die Einhaltung des Rechnungslegungsstandards CPC 06, der die Verwaltung von Miet- und Pachtverträgen regelt. Daher entschied sich Oi, den Umfang der Arbeiten durch die Implementierung der Lösung IFRS 16 zu erweitern, die sich an den internationalen Rechnungslegungsstandards für Leasingverhältnisse orientiert.

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Die Lösung

Avvale führte zunächst eine eingehende Bewertung der bestehenden Finanzprozesse von Oi durch, um den Migrationspfad vollständig zu erfassen. Anhand dieser Analyse wurde ein umfassender Arbeitsplan entwickelt, der eine minimale Unterbrechung der bestehenden Abläufe sicherstellte.

In enger Zusammenarbeit mit den Finanz- und Sicherheitsteams von Oi erleichterte Avvale die Migration zu Oracle EPM Cloud, wobei besonderes Augenmerk auf die Verbesserung der Prozesseffizienz bei gleichzeitiger Wahrung der Vertrautheit für die Benutzer gelegt wurde. Während des gesamten Projekts gab Avvale Best-Practice-Empfehlungen ab, um die Finanzabläufe zu rationalisieren und sie an marktführende Governance-Standards anzupassen.

Die Implementierung der IFRS-16-Lösung von Oracle war ebenfalls entscheidend für die Verwaltung des umfangreichen Portfolios von Oi. In Zusammenarbeit mit dem Sicherheitsteam von Oi sorgte Avvale für die Einhaltung der SOX-Anforderungen und kümmerte sich um alle Bedenken in Bezug auf Sicherheit, Zugriffskontrolle und Benutzerfreundlichkeit der Schnittstelle.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft 

Nach der Implementierung von Avvale verbesserte Oi die Geschwindigkeit und Genauigkeit seines Abschlussprozesses durch die Reduzierung manueller Fehler und die Vereinfachung der Abläufe. Die Automatisierung der IFRS-16-Prozesse verbesserte die Governance für die Verwaltung von über 40.000 Miet- und Leasingverträgen mithilfe eines robusten, marktführenden Tools. Oracle Financial Consolidation and Close hat die Unternehmenskonsolidierung erheblich modernisiert, indem die Zeit für die Aktualisierung der Datenbank von 40 Minuten auf nur 2 Minuten reduziert und die Finanzberichterstattung für eine schnellere und sicherere Entscheidungsfindung rationalisiert wurde. Die Berichte werden nun direkt aus der Anwendung bezogen, wodurch Fehler minimiert werden. Die Cloud-Version erhöht die Prozessreife, und weitere Verbesserungen sind zu erwarten. Darüber hinaus wurden die Infrastrukturkosten optimiert, indem fünf physische Server abgeschaltet wurden.

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