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Gestione ottimale di 40.000 contratti: come Oi ha rivoluzionato le operazioni finanziarie
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Oi, una delle principali compagnie di telecomunicazioni in Brasile, è passata da operatore locale a leader nazionale del settore. Il suo portafoglio comprende telefonia fissa, banda larga e TV a pagamento, con un forte impegno verso innovazione e connettività di alta qualità. Oi si avvale di tecnologie avanzate per offrire servizi efficienti e sicuri, supportati da un’infrastruttura distribuita in tutto il Paese. Inoltre, è attivamente coinvolta in iniziative di sostenibilità e responsabilità sociale. La crescita di Oi sottolinea il suo ruolo strategico nel panorama delle telecomunicazioni brasiliane.
La sfida
Oi si trovava ad affrontare l’urgenza di migrare il sistema Oracle Hyperion Financial Management (HFM), ormai obsoleto, con licenze scadute e non più supportato. Era altresì cruciale ottimizzare i processi di caricamento e gestione senza alterare significativamente i flussi di lavoro consolidati per gli utenti.
Un’altra sfida importante riguardava la conformità al CPC 06, lo standard contabile che regola la gestione di locazioni e noleggi. Per rispondere a questa esigenza, Oi ha ampliato il progetto includendo l’implementazione della soluzione IFRS 16, in linea con gli standard contabili internazionali.
L'approccio
Avvale ha condotto un’analisi dettagliata dei processi finanziari di Oi, tracciando un piano di migrazione completo per garantire un impatto minimo sulle operazioni consolidate.
Collaborando strettamente con i team finanziari e di sicurezza di Oi, Avvale ha facilitato la transizione verso Oracle EPM Cloud, puntando su efficienza e continuità per gli utenti. Durante il progetto, sono state fornite raccomandazioni basate sulle best practice, ottimizzando le operazioni finanziarie e garantendo l’allineamento con gli standard di governance più avanzati.
Un elemento chiave è stata l’implementazione della soluzione Oracle IFRS 16, fondamentale per la gestione del vasto portafoglio contratti di Oi. In collaborazione con il team di sicurezza, Avvale ha assicurato la conformità ai requisiti SOX, risolvendo problematiche legate a sicurezza, controllo degli accessi e usabilità.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
Grazie al supporto di Avvale, Oi ha migliorato significativamente la velocità e la precisione del processo di chiusura contabile, riducendo gli errori manuali e semplificando le operazioni. L’automazione dei processi IFRS 16 ha rafforzato la governance nella gestione di oltre 40.000 contratti di locazione e noleggio, utilizzando una soluzione leader di mercato.
Oracle Financial Consolidation and Close ha modernizzato il consolidamento aziendale, riducendo i tempi di aggiornamento del database da 40 minuti a soli 2 minuti e migliorando i report finanziari, consentendo decisioni più rapide e sicure. Ora i report vengono generati direttamente dall’applicazione, minimizzando il rischio di errori. La migrazione al cloud ha incrementato la maturità dei processi, con ulteriori miglioramenti previsti. Inoltre, l’ottimizzazione dei costi infrastrutturali è stata possibile grazie alla disattivazione di cinque server fisici.
