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Das intelligente Repository: Der virtuelle Assistent von FARO definiert das Dokumentenmanagement neu 

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FARO ist eine italienische Traditionsmarke, die sich auf fortschrittliche Beleuchtungslösungen für den Dentalbereich spezialisiert hat. Mit einem starken Fokus auf Präzision und Innovation ist FARO seit Jahrzehnten im Dienste der Zahnmedizin tätig. Das Unternehmen sucht ständig nach technologischen Fortschritten, um seine internen Prozesse und die Kundenerfahrung zu verbessern.

Die Herausforderung

Jeden Tag mussten sich die Mitarbeiter von FARO mit einer überwältigenden Menge an Dokumenten auseinandersetzen, die von Track Changes über Formulare bis hin zu Produktionsaufträgen und Unterlagen über eingehendes Material reichten. Die Informationen waren verstreut, die Arbeitsabläufe wurden durch manuelle Prozesse belastet, was zu Zeitverlust und Ineffizienz führte. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die nicht nur die Zugänglichkeit verbessert, sondern auch in der Lage ist, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die Entscheidungsfindung zu rationalisieren und die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu verbessern.

Die Herausforderung bestand darin, die Art und Weise, wie FARO mit seinen Daten umgeht, zu verändern. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die Dokumente intelligent verarbeiten und zusammenfassen, wichtige Erkenntnisse gewinnen, die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstattung unterstützen und kontextbezogene Empfehlungen geben konnte - und das alles bei gleichzeitiger Gewährleistung der Datensicherheit und des Zugriffs auf der Grundlage von Benutzerrollen.

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Die Lösung

Der Schlüssel lag darin, KI auf intuitive Weise zu nutzen und die Mitarbeiter zu unterstützen, anstatt sie mit Komplexität zu erdrücken. Um dies zu erreichen, führte Avvale einen virtuellen Assistenten ein, der auf der „On Your Data“-Technologie von Microsoft Azure basiert, einem hochentwickelten KI-gesteuerten System, das die Vektorsuche für die schnelle Datenabfrage mit einem Large Language Model (LLM), ChatGPT, für die intelligente Verarbeitung von Inhalten kombiniert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen wurde diese Lösung so konzipiert, dass sie die Mitarbeiter aktiv unterstützt, indem sie wichtige Erkenntnisse zusammenfasst, Routineaufgaben automatisiert und kontextbezogene Empfehlungen zur Verbesserung der Entscheidungsfindung liefert.

Durch die nahtlose Integration des Virtuellen Assistenten in die bestehende Infrastruktur von FARO stellte Avvale sicher, dass die Mitarbeiter sofort auf Informationen zugreifen können, ohne die bestehenden Arbeitsabläufe zu unterbrechen. Durch die Integration mit SharePoint aktualisierte sich das System kontinuierlich selbst, so dass die Wissensdatenbank des Unternehmens dynamisch und stets aktuell blieb. Ebenso wichtig ist, dass rollenbasierte Zugriffskontrollen einen sicheren Rahmen bieten, der sicherstellt, dass sensible Informationen nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich sind. 

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Wie die Lösung hilft

Mit dem neuen KI-gestützten System konnte FARO eine deutliche Steigerung der betrieblichen Effizienz verzeichnen. Die Mitarbeiter können nun schnell relevante Daten finden und darauf zugreifen, wodurch sie weniger Zeit mit dem Durchsuchen von Dokumenten verbringen und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können. Die Entscheidungsfindung wurde agiler, unterstützt durch KI-gesteuerte kontextbezogene Einblicke und Empfehlungen, die eine klarere, datengestützte Perspektive auf den Betrieb bieten.

Für Unternehmen wie FARO ist der Schritt zur intelligenten Automatisierung nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit in einer zunehmend datengesteuerten Welt. Durch die Partnerschaft mit Avvale hat FARO sein Dokumentenmanagement erfolgreich modernisiert und sein Engagement für Nachhaltigkeit, betriebliche Effizienz und Innovation unterstrichen.

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In Zusammenarbeit mit MADE

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