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Il Repository Intelligente: l'assistente virtuale AI di FARO ridefinisce la gestione documentale
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
FARO è un marchio storico italiano specializzato in soluzioni avanzate di illuminazione per il settore dentale. Con un forte focus sulla precisione e sull'innovazione, FARO supporta i professionisti del settore dentale da decenni. L'azienda è costantemente impegnata nell'adozione di tecnologie all'avanguardia per ottimizzare i propri processi interni e migliorare l'esperienza del cliente.
La sfida
Ogni giorno, i dipendenti di FARO dovevano gestire un volume elevato di documenti, tra cui modifiche tracciate, moduli, ordini di produzione e registrazioni dei materiali in ingresso. Le informazioni erano disperse, i flussi di lavoro gravati da processi manuali, con conseguenti perdite di tempo e inefficienze. Oltre a migliorare l'accessibilità, l'azienda necessitava di una soluzione in grado di automatizzare le attività ripetitive, semplificare il processo decisionale e favorire la collaborazione tra i team.
La sfida consisteva nel trasformare il modo in cui FARO interagiva con i propri dati. L'azienda richiedeva una soluzione capace di elaborare e riassumere i documenti in modo intelligente, estrarre le informazioni chiave, supportare la conformità e la reportistica, e fornire raccomandazioni contestuali, garantendo al contempo la sicurezza dei dati e l'accessibilità in base ai ruoli degli utenti.
L'approccio
La chiave era sfruttare l'intelligenza artificiale in modo intuitivo, potenziando i dipendenti invece di sovraccaricarli con complessità. Per raggiungere questo obiettivo, Avvale ha introdotto un Assistente Virtuale alimentato dalla tecnologia "On Your Data" di Microsoft Azure, un sistema avanzato basato sull'intelligenza artificiale che combinava il Vector Search per il recupero rapido dei dati con un Large Language Model (LLM), ChatGPT, per l'elaborazione intelligente dei contenuti. A differenza dei tradizionali sistemi di gestione documentale, questa soluzione era progettata per assistere attivamente i dipendenti, riassumendo le informazioni chiave, automatizzando le attività ripetitive e fornendo raccomandazioni contestuali per migliorare il processo decisionale.
Integrando senza soluzione di continuità l'Assistente Virtuale con l'infrastruttura esistente di FARO, Avvale ha garantito che i dipendenti potessero accedere alle informazioni in tempo reale, senza interrompere i flussi di lavoro consolidati. Il sistema si aggiornava continuamente tramite l'integrazione con SharePoint, mantenendo la base di conoscenza dell'azienda sempre dinamica e pertinente. Inoltre, i controlli di accesso basati sui ruoli offrivano una struttura sicura, garantendo che le informazioni sensibili fossero accessibili solo al personale autorizzato.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
Con il nuovo sistema basato sull'intelligenza artificiale, FARO ha sperimentato un significativo miglioramento nell'efficienza operativa. I dipendenti ora possono localizzare e accedere rapidamente ai dati rilevanti, riducendo il tempo dedicato alla ricerca nei documenti e consentendo loro di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto. Il processo decisionale è diventato più agile, supportato da approfondimenti e raccomandazioni contestuali alimentati dall'AI, che offrono una visione più chiara e basata sui dati delle operazioni.
Per aziende come FARO, il passaggio all'automazione intelligente non è più una scelta, ma una necessità in un mondo sempre più data-driven. Collaborando con Avvale, FARO ha modernizzato con successo la propria gestione documentale, consolidando il suo impegno verso la sostenibilità, l'efficienza operativa e l'innovazione.
Un progetto in collaborazione con MADE
