Avvale | Case Study | Gottardo and GenAI

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

La sfida

Ogni giorno, la tesoreria di Gottardo si trovava a gestire centinaia di documenti bancari provenienti da fonti diverse – PEC, e-mail e home banking - ciascuno con formati, regole e contenuti differenti. Il processo di archiviazione era completamente manuale e richiedeva di rinominare, classificare e caricare ogni file, comportando un alto dispendio di tempo e scarsa tracciabilità. La presenza di diversi istituti bancari ed ognuno di essi con molteplici tipologie di documentali differenti, rendeva il processo così oneroso da non poter essere eseguito con continuità. L’archivio digitale centralizzato risultava quindi incompleto, limitando la possibilità di reperire rapidamente i documenti necessari.

Forte dei risultati ottenuti nei precedenti progetti, Gottardo ha scelto di collaborare con Avvale per ridisegnare il processo di archiviazione e realizzare un archivio completo, sempre aggiornato e gestibile nel tempo grazie ad una soluzione flessibile e scalabile

L'approccio

Avvale ha adottato un approccio consulenziale e collaborativo con un obiettivo chiaro: creare un processo di archiviazione intelligente, riducendo al minimo gli interventi manuali e migliorando la qualità delle informazioni archiviate.

Per affrontare la complessità del contesto, Avvale e Gottardo hanno progettato una soluzione basata su UiPath, Document Understanding e AI Generativa, capace di interpretare automaticamente documenti di formati e contenuti diversi.

Grazie all’intelligenza generativa, il sistema riesce a riconoscere informazioni anche complesse, adattandosi a variazioni di struttura, formato o posizione dei dati all’interno della stessa categoria documentale. La soluzione è stata configurata per coprire integralmente tutte le tipologie di documenti previste, assicurando un modello completo e stabile che garantisce controllo, coerenza e qualità delle informazioni archiviate. Grazie alla combinazione di competenze in automazione e intelligenza artificiale, Avvale ha permesso a Gottardo di trasformare un’attività dispendiosa in termini di tempo in un processo digitale efficiente e trasparente, allineato alla visione di sostenibilità dell’azienda.

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

Add members on the fly
Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
Customize the solution based on their current business process
Perform driver-based calculations
Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

Il nuovo sistema di archiviazione riprogrammerà il modo in cui la tesoreria di Gottardo gestisce i documenti bancari, rendendo il processo completamente automatizzato e sotto controllo. Ogni giorno, decine di file verranno classificati, elaborati e archiviati in modo coerente, garantiranno precisione e continuità operativa.

La qualità dei dati crescerà in modo significativo: ogni documento viene ora arricchito con metadati specifici che prima non venivano raccolti, migliorando la tracciabilità e rendendo più semplici le analisi interne. Il rischio di errore sarà drasticamente ridotto, mentre la repository documentale già da subito è diventata una fonte unica, ordinata e affidabile.

Questo nuovo sistema si distingue per sua flessibilità: può gestire con facilità variazioni di formato o nuovi istituti bancari, richiedendo solo interventi minimi e senza compromettere la continuità del processo. L’obiettivo di Gottardo è un modello di gestione più moderno e consapevole, in linea con la visione di sostenibilità digitale dell’organizzazione.