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Rovagnati: Una Nueva Era de Confianza en la Planificación

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Rovagnati es una empresa italiana de propiedad familiar, líder en embutidos premium, fundada en 1941 en Biassono y reconocida a nivel mundial por su producto emblemático, el Gran Biscotto prosciutto cotto. Presente en más de 20 países y con seis plantas de producción, atiende a más de 20,000 clientes en todo el mundo. Guiada por su programa de “Calidad Responsable”, Rovagnati está comprometida con la sostenibilidad, la seguridad alimentaria, el bienestar animal, la salud y el apoyo a la comunidad.

El Desafío

En el volátil clima económico actual, empresas como Rovagnati enfrentan un desafío creciente: cómo mantener la rentabilidad mientras lidian con la incertidumbre del mercado. La volatilidad del volumen y las fluctuaciones en los costos de las materias primas son realidades cotidianas con consecuencias directas en los ingresos y márgenes.

Para Rovagnati, responder a estas presiones con procesos de planificación tradicionales ya no era sostenible. En un entorno tan inestable, la empresa decidió automatizar su proceso de planificación para mejorar la eficiencia, acelerar los resultados y permitir la gestión de previsiones mensuales continuas (rolling forecasts).

Los ciclos de planificación largos y los flujos de datos fragmentados impedían que los equipos reaccionaran con agilidad ante los cambios, lo que resultaba en oportunidades perdidas e ineficiencias. Era momento de transformar la planificación de un ejercicio rígido a una capacidad receptiva, basada en la inteligencia, que pudiera alinear personas, datos y decisiones en un solo ritmo fluido y coherente.

La transformación de Rovagnati comenzó con una sola pregunta: ¿cómo podemos planificar para el cambio, en lugar de simplemente reaccionar ante él? Junto con Avvale, la empresa emprendió un camino para rediseñar su enfoque de Planificación Empresarial Integrada, colocando la colaboración, la agilidad y la precisión en el centro del proceso. En el núcleo de esta visión se encontraba una alineación de extremo a extremo: desde las previsiones de ventas hasta el cálculo de costos de productos, desde las compras hasta la logística y los gastos generales, todo culminando en un estado de resultados (P&L) unificado y calculado dinámicamente.

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El Enfoque

Avvale guió a Rovagnati a través de un proceso estructurado de transformación centrado en la implementación de una solución EPM basada en SaaS utilizando la plataforma Board. La iniciativa comenzó con un análisis en profundidad de los flujos de trabajo de planificación existentes, culminando en el diseño de un proceso totalmente integrado que conectaba de manera fluida la Planificación de Ventas, la Planificación del Costo de los Bienes Vendidos (COGS) y la Proyección del Estado de Resultados (P&L Forecasting). La colaboración entre áreas fue fundamental, involucrando al equipo de Ventas para las previsiones, al equipo Industrial para los impulsores operativos, a Compras para los costos de materias primas y a Control de Gestión para la asignación de costos y el análisis de rentabilidad. La integración y normalización de los datos fue garantizada por el equipo de TI, permitiendo entradas consistentes y confiables a lo largo de todo el proceso. El resultado fue un entorno de planificación centralizado que ofrece reportes estándar y avanzados, monitoreo de KPIs y capacidades dinámicas de simulación de escenarios "what-if", todo dentro de una única plataforma basada en la nube. Desde ventas y compras hasta operaciones y finanzas, cada departamento se convirtió en parte de un único flujo conectado.

Avvale trabajó en estrecha colaboración con los equipos multifuncionales de Rovagnati para diseñar un proceso preparado para el futuro que reflejara al propio negocio: dinámico, interconectado y preciso. Y en tan solo seis meses, la transformación ya estaba en marcha.

 

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

La función de planificación de Rovagnati pasó de ser un sistema estático y aislado a convertirse en un motor unificado de toma de decisiones en tiempo real.

Donde antes se necesitaba casi un mes para completar un solo ciclo de planificación, ahora Rovagnati ejecuta un proceso de principio a fin en tan solo una semana. Con la inteligencia integrada de la nueva plataforma, los equipos pueden evaluar el impacto financiero de cambios en precios, tendencias de ventas o costos de materias primas, y ver cómo esas implicaciones afectan el EBITDA en cuestión de horas, no semanas. La planificación de escenarios, que antes se limitaba a unas pocas previsiones estáticas al año, se ha convertido en una capacidad cotidiana. Los usuarios de negocio ahora realizan análisis "what-if" con frecuencia, simulando los efectos de cambios en la demanda, los precios o los insumos. Las previsiones mensuales continuas han reemplazado a los planes anuales estáticos, y los ciclos de planificación han pasado de tres por año a tantos como se necesiten. El nuevo modelo promueve una toma de decisiones más rápida, alinea a los departamentos en torno a datos compartidos y respalda una estrategia empresarial dinámica.

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