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Trasformazione nelle operazioni HR: Coop Alleanza 3.0 si potenzia con Talentia HCM

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.


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Coop Alleanza 3.0 è la cooperativa dei consumatori più grande d'Europa, con una solida base di 2.700.000 soci.
Nata nel 2016 dalla fusione di tre importanti cooperative nell'area dell'Adriatico, oggi rappresenta una delle principali catene di distribuzione in Italia. Si contraddistingue per il suo approccio focalizzato sul cliente, con l’obiettivo di soddisfare le esigenze e le preferenze dei suoi soci promuovendo un consumo sostenibile e responsabile.

La Sfida

Il processo di fusione delle tre cooperatative da cui è nata Coop Alleanza 3.0, ha determinato un significativo cambiamento organizzativo, nonchè l’adeguamento e fusione dei tre precedenti sistemi informatici, prima indipendenti tra loro.

Con oltre 22.000 dipendenti, un aggiornamento della precedente soluzione relativa alla gestione delle risorse umane è emersa come esigenza prioritaria per garantire armonizzazione, aderenza e omogeneità dopo le fusioni intercorse. Per anni, il nostro cliente ha utilizzato una soluzione on-premise che rispondeva ad esigenze organizzative ormai profondamente cambiate, occorreva una nuova piattaforma che potesse soddisfare le esigenze della Coop del presente traghettandola verso il futuro, mettendo al centro le persone. In particolare, l’obiettivo era ottenere una copertura completa di tutti i processi HCM, fino a quel momento gestiti in gran parte offline, permettendo il coinvolgimento diretto di tutti gli attori e promuovendone la partecipazione attiva.

Questa necessità ha rappresentato un'opportunità preziosa per condurre un intervento funzionale e estendere  l'utilizzo della piattaforma oltre i confini del solo dipartimento HR, rendendola accessibile a tutti i dipendenti dell'azienda. Il progetto aveva l'obiettivo di adottare una tecnologia all'avanguardia per gestire tutti i processi HR su un sistema distribuito e collaborativo: l’Employee Star System. Avvale, con una vasta esperienza in oltre 150 progetti HCM e una profonda conoscenza dei processi funzionali specifici del cliente, è stata scelta come partner  per guidare questo processo di trasformazione.
 
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L'approccio

Il progetto, della durata indicativa di un anno e mezzo, ha comportato l'attivazione di tutti i moduli della nuova Suite Core HR attraverso una migrazione tecnica e funzionale dal sistema Talentia HCM 10 esistente. Durante questo processo, Avvale ha dovuto tenere in considerazione le modifiche organizzative e le esigenze di business del cliente, garantendo al contempo una migrazione fluida di tutte le informazioni dal vecchio al nuovo sistema. Questo approccio graduale ha permesso di garantire continuità e copertura dei processi HR, indipendentemente dal grado di completamento delle fasi, evitando cali di efficienza o dispersive e lunghe attività di data entry (spesso soggette alla possibilità di errore umano).

Durante i due mesi in cui ha avuto luogo la fase di assessment, Avvale ha analizzato a fondo i processi HR di Coop per individuare le aree su cui era necessario intervenire nell’ambito del progetto. L'elaborazione di una blueprint completa, in totale conformità con le normative essenziali, ha creato le basi per una futura scalabilità e garantito un’efficace implementazione. Attraverso queste fasi, sono stati identificati i processi chiave, preparando il terreno per la digitalizzazione e per la messa a terra del sistema.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

Grazie all’intervento di Avvale, il cliente ha ottenuto un sistema totalmente collaborativo e distribuito: l’employee star system. Questa soluzione, oltre a promuovere l’efficienza aziendale, ha valorizzato le risorse umane, dando la possibilità ad ogni singolo dipendente di accedere e intervenire sui dati e processi che lo coinvolgono.

Talentia HCM ha permesso di ottimizzare e automatizzare i processi HR, integrandosi perfettamente con i sistemi esistenti. Grazie alle sue avanzate tecniche di valutazione, MBO e gestione dei talenti, è stato possibile supportare le iniziative di acquisizione e retain del personale, promuovendo uno sviluppo sostenibile della forza lavoro. Inoltre, la soluzione ha sia semplificato la gestione della formazione, individuando con precisione le esigenze formative e proponendo percorsi formativi correlati, che migliorato le attività di recruiting  e onboarding con un sistema ATS dedicato.

Coop Allenza 3.0, ha ottimizzato l'impiego delle risorse umane attraverso un ambiente di lavoro collaborativo che valorizza le competenze individuali, favorisce un feedback costante e incentiva la crescita continua. Questo approccio non solo accresce il valore dei dipendenti, ma ne stimola l'engagement, generando benefici tangibili per l'intera organizzazione.

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