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R&M Implementa SAP ERP y Supera los Obstáculos de la Normativa Local para Optimizar y Añadir Valor

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Con sede en Suiza, Reichle & De-Massari (R&M) es uno de los principales fabricantes y proveedores mundiales de sistemas de cableado innovadores para redes de datos y comunicaciones. En Brasil, R&M tiene su sede en el polo tecnológico ubicado en Minas Gerais y ofrece soluciones de infraestructura como redes alámbricas, celulares, 5G y ferroviarias, fibra, entre otras.

El Desafío

Desde el principio, el equipo comprendió que el éxito de este proyecto no sólo dependía del cumplimiento de la normativa brasileña, sino también del cumplimiento del modelo operativo exigido por el grupo R&M. Al enumerar los requisitos de la estructura empresarial, comprender las entradas y salidas necesarias y centrarse en los objetivos estratégicos de Radici, Avvale desarrolló un plan para satisfacer las necesidades de R&M. Esta implementación se integró con los procesos más amplios de R&M, lo que permitió al grupo estandarizar sus procesos empresariales, respetando al mismo tiempo los requisitos locales del país. 

Gracias a esta solución, R&M simplificó sus procesos e incluso se automatizaron algunas tareas. Algunos de estos procesos incluían el cierre administrativo, contable y de costos. Otra ventaja es el aumento de la precisión y la reducción del tiempo necesario para cumplir los requisitos de R&M. Además, los datos pueden compartirse en tiempo real dentro de la misma plataforma con la sede central en Suiza. Como resultado, el sistema de informes del grupo dispone de los datos más recientes y los informes se generan de acuerdo con las normas aprobadas. Avvale implementó los módulos SAP Ventas (SD), Compras y Gestión de Inventarios (MM), Producción (PP), Finanzas y Contabilidad (FI), y Controlling y Gestión de Costos (CO) con integraciones a sistemas externos (Fiscal). El desarrollo de cada fase del proyecto se realizó conjuntamente con R&M para garantizar la conformidad y el mínimo impacto en el día a día de la empresa. Avvale también programó sesiones de formación para que los usuarios comprendieran cómo utilizar el nuevo sistema.

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El Enfoque

Avvale colaboró con los equipos locales para desarrollar el cumplimiento de los procesos globales de forma coherente. La implementación de SAP y la integración con los procesos más amplios de R&M permitieron al grupo estandarizar sus procesos empresariales, respetando al mismo tiempo los requisitos locales de cada país. 

Avvale implentó los módulos SAP Ventas (SD), Compras y Gestión de Inventarios (MM), Producción (PP), Finanzas y Contabilidad (FI), y Controlling y Gestión de Costos (CO) con integraciones a sistemas externos (Fiscal). El desarrollo de cada fase del proyecto se llevó a cabo con R&M para garantizar la conformidad y el mínimo impacto en el día a día de la empresa. El proceso de gestión del cambio exigió formar a los usuarios en el uso de los nuevos procesos y transacciones del sistema.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

R&M ha implementado procesos integrados de principio a fin, lo que ha beneficiado a la empresa con la alineación de la producción global, el aumento de la precisión del control de inventario y la facilidad de seguimiento de la información, el cumplimiento global y las mejores prácticas, el aumento de la capacidad de planificación, el acceso en tiempo real a la información empresarial, la integración en línea de las cuentas por pagar y por cobrar con los bancos, la conciliación bancaria automatizada, la disponibilidad de obligaciones fiscales en tiempo real, la planificación cohesiva de la producción entre las oficinas globales, la mejora del proceso de ventas desde la preventa hasta la entrega del producto al cliente, la automatización del proceso de análisis de crédito y la facilitación de la gestión del proceso fiscal mediante la automatización. A pesar de enfrentarse a retos como la pandemia y la dificultad para comprender la legislación brasileña, R&M y Avvale completaron la implementación 100% en línea en cinco meses.

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