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R&M implementa o SAP ERP e supera os obstáculos das regulamentações locais para agregar valor e otimização
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Com sede na Suíça, a Reichle & De-Massari (R&M) é um dos principais fabricantes e fornecedores mundiais de sistemas de cabeamento inovadores para redes de dados e comunicação. No Brasil, a R&M está sediada no polo tecnológico localizado em Minas Gerais e fornece soluções de infraestrutura, como redes fixas, celulares, 5G e ferroviárias, fibra e muito mais.
O Desafio
Desde o início, a equipe entendeu que o sucesso desse projeto não dependia apenas do cumprimento das regulamentações brasileiras, mas também do cumprimento do modelo operacional exigido pelo grupo R&M. Ao listar os requisitos da estrutura de negócios, compreender os inputs e outputs necessários e concentrar-se nos objetivos estratégicos da empresa, a Avvale desenvolveu um plano para atender às necessidades da R&M. Essa implementação foi integrada aos processos mais amplos da R&M, o que permitiu que o grupo padronizasse seus processos de negócios, respeitando os requisitos locais do país.
Graças a essa solução, a R&M simplificou seus processos e algumas tarefas foram até automatizadas. Alguns desses processos incluíam processos administrativos, contábeis e de fechamento de custos. Outro benefício é o aumento da precisão e a redução do tempo para atender aos requisitos da R&M. Além disso, os dados podem ser compartilhados em tempo real na mesma plataforma com a matriz na Suíça. Como resultado, o sistema de relatórios do grupo tem os dados mais recentes e os relatórios são gerados conforme os padrões aprovados. A Avvale implementou os módulos SAP Sales (SD), Purchasing and Inventory Management (MM), Production (PP), Finance and Accounting (FI) e Controlling and Cost Management (CO) com integrações a sistemas externos (Fiscal). O desenvolvimento de cada fase do projeto foi feito em conjunto com a R&M para garantir a conformidade e o mínimo impacto nos negócios diários. A Avvale também programou sessões de treinamento para os usuários entenderem como usar o novo sistema.
A Abordagem
A Avvale colaborou com as equipes locais para desenvolver a conformidade com os processos globais de forma consistente. A implementação do SAP e a integração com os processos mais amplos da R&M permitiram que o grupo padronizasse seus processos de negócios, respeitando os requisitos locais do país.
A Avvale implementou os módulos SAP Sales (SD), Purchasing and Inventory Management (MM), Production (PP), Finance and Accounting (FI) e Controlling and Cost Management (CO) com integrações a sistemas externos (Fiscal). O desenvolvimento de cada fase do projeto foi realizado com a R&M para garantir a conformidade e o mínimo impacto nos negócios diários. O processo de gerenciamento de mudanças exigiu que os usuários fossem treinados para usar os novos processos e transações no sistema.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
O Impacto
A R&M implementou processos integrados de ponta a ponta, beneficiando a empresa com o alinhamento da produção global, maior precisão no controle de estoque e facilidade no rastreamento de informações, conformidade global e melhores práticas, maior capacidade de planejamento, acesso em tempo real a informações comerciais, integração on-line de contas a pagar e a receber com bancos, conciliação bancária automatizada, disponibilidade de obrigações fiscais em tempo real, planejamento coeso da produção entre escritórios globais, melhoria no processo de vendas desde a pré-venda até a entrega do produto ao cliente, automação do processo de análise de crédito e gerenciamento facilitado do processo fiscal por meio da automação. Apesar de enfrentar desafios como a pandemia e a dificuldade de entender a legislação brasileira, a R&M e a Avvale concluíram a implementação 100% on-line em cinco meses.
