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Evolución Financiera: Unificando las Operaciones con un Portal Centralizado de Autogestión. 

Nuestro cliente es una de las empresas más grandes y estratégicas de Colombia, que opera en toda la cadena de valor de los hidrocarburos, desde la exploración y la producción hasta el refinado, el transporte y la comercialización.  Con una fuerte presencia en Colombia y operaciones en expansión en Brasil, México y Estados Unidos, la empresa desempeña un papel fundamental en el sector energético. Su extensa red de más de 18 filiales impulsa el crecimiento y la innovación en múltiples regiones. 

El Desafio

Dando continuidad a la estrategia de innovación y transformación digital, el Departamento de Operaciones Financieras de la compañía necesitaba integrar, optimizar y automatizar los sistemas y bots que actualmente están configurados en múltiples plataformas. El objetivo era consolidarlos en un único portal de autogestión. Este portal centralizado mejorará los procesos del área financiera, incluyendo la gestión de cartera, cobros, pagos, cuentas a pagar, facturación, impuestos y gestión contable en más de 18 filiales en todo el país.

El Departamento buscaba un punto de acceso seguro y centralizado que optimizara el uso de los recursos, integrándose con los sistemas de información financiera existentes, y que permitiera la autogestión de solicitudes en tiempo real con seguimiento automatizado y resolución puntual. El objetivo adicional era mejorar la experiencia del usuario a la hora de buscar, consultar, clasificar y escalar información.

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El Enfoque

Avvale dirigió la implementación del Portal de Autogestión Financiera de la empresa, garantizando la alineación con los objetivos de la alta dirección. Desde el principio, la atención se centró en comprender en profundidad los procesos, los KPI y las necesidades específicas de la empresa para ofrecer una solución personalizada, sólida y segura.

Dividido en tres fases y guiado por metodologías ágiles como Design Thinking, el proyecto evolucionó desde la concepción hasta el perfeccionamiento de la experiencia del usuario.  Avvale elaboró una solución que fusionaba integraciones avanzadas de SAP y OpenText dentro de un portal fácil de usar, que cubría áreas como la comunicación, las compras, las finanzas y las ventas, garantizando más agilidad, autonomía y eficiencia para las operaciones de los clientes.

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El Impacto

La implementación del Portal de Autogestión Financiera transformó las operaciones financieras de la empresa al centralizar consultas y procedimientos en una plataforma segura e integrada. Ha automatizado el 100% de las tareas manuales, reduciendo significativamente las llamadas y correos electrónicos entre áreas y generando un ahorro estimado de hasta 1.250 horas-hombre al mes. El portal mejora el servicio a clientes y proveedores, agiliza procesos como los pagos, la facturación y la gestión fiscal, y permite avanzar hacia un sistema fiscal único para la empresa y sus filiales. Además de reforzar las relaciones con las partes interesadas, el portal aumenta la sostenibilidad operativa y financiera, promoviendo prácticas acordes con la responsabilidad corporativa y adaptándose eficazmente a los cambios normativos. 

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