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La Facturación en Tiempo Real Mejora las Relaciones con los Proveedores en una Importante Aerolínea Colombiana

Si desea elevar su experiencia de viaje a nuevas alturas, nuestro cliente es justo lo que necesita.

Una de las principales aerolíneas de Colombia, con una plantilla de más de 16.000 empleados y una flota de más de 200 aviones, que vuela a más de 100 destinos en 26 países de América y Europa; recientemente, ha unido fuerzas con Avvale para simplificar la facturación y mejorar las relaciones con los proveedores, ofreciendo actualizaciones de facturación en tiempo real.

El Desafío

Hace dos años, nuestro cliente decidió mejorar su sistema de gestión de facturas implementando SAP Vendor Invoice Management de OpenText. Mientras colaboraba con Avvale para adoptar esta solución, la empresa identificó una oportunidad crucial para agilizar sus procedimientos de facturación, con el objetivo de automatizar las tareas manuales y mejorar la eficiencia interna mediante la integración de sus diversos sistemas existentes.
 
El reto consistía en mejorar la relación con sus proveedores para facilitar el estado de la facturación en tiempo real, lo que conllevaría mejoras sustanciales en la eficiencia interna dentro del proceso de cuentas por pagar. Integrar FUEL y FLIGHT ORDER con SAP Vendor Invoice Management (VIM) era la solución clave. Agilizaría todo el proceso de facturación, reduciría el riesgo de errores manuales y proporcionaría control sobre el proceso al permitir una supervisión constante de los estados de las facturas en la solución SAP VIM.

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La Solución

La experiencia de Avvale en cuestiones de integración permitió desarrollar tres procesos cruciales para automatizar las tareas:

  • ARIBA Network and SAP VIM Integration, que abarcaba dos fases esenciales:
    • Entrada: SAP VIM se integró para recibir las facturas de la Red ARIBA, creando un nuevo canal de recepción.
    • Salida: Se enviaron actualizaciones automáticas del estado de las facturas a la Red ARIBA para facilitar su acceso y consulta.
  • Integración con FUEL para automatizar la transmisión de datos de facturas legales e iniciar el proceso correspondiente dentro del cockpit de FUEL.
  • Integración con FLIGHT ORDER para transmitir automáticamente los datos de las facturas legales e iniciar el proceso correspondiente dentro del cockpit de FLIGHT ORDER.

Dada la complejidad del proceso, aplicamos una lógica a medida para determinar el estado de las facturas VIM enviadas exclusivamente a través de ARIBA. Además, dado que las facturas llegan desde varios canales y utilizan un IDOC para IATA, personalizamos la lógica estándar de OpenText para alinear los estados de las facturas entre VIM y ARIBA, adaptados a sus necesidades empresariales. Además, se ajustó el número legal de la factura, que se almacenó en un campo no estándar. Este desarrollo se diseñó e implementó exclusivamente para satisfacer los requisitos exclusivos de la empresa.

Esto desbloqueó la transferencia de datos entre sistemas promoviendo: la reducción de riesgos, un mejor control, seguimiento y gestión interna.

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El Impacto

Gracias al apoyo de Avvale en la integración de sistemas, la empresa mejoró significativamente la eficiencia de su tiempo y sus actividades de gestión interna. Además, el cliente mejoró su estrategia de difusión de funcionalidades a sus proveedores, permitiéndoles acceder a actualizaciones en tiempo real de sus procesos de facturación a través del sistema integrado VIM-ARIBA. Se eliminó por completo el proceso de transferencia manual de datos de VIM a FUEL, un sistema especializado de procesamiento de facturas de combustible. Esto eliminó el riesgo de introducir datos erróneos, agilizó los tiempos de procesamiento y garantizó que ambos sistemas permanecieran sincronizados en cuanto al estado de las facturas. En consecuencia, los informes de VIM reflejan y consolidan ahora con precisión el estado de la facturación en FUEL.

Del mismo modo, se ha erradicado el proceso de transferencia manual de datos de VIM a FLIGHT ORDER, un sistema que gestiona la facturación generada por las órdenes de vuelo. Esta reducción del tratamiento manual de datos no sólo mitiga los riesgos asociados, sino que también optimiza los tiempos de procesamiento y consolida los informes de estado de facturación generados por VIM.

Además, la implementación de nuevas funcionalidades ha optimizado el control interno y la gestión de los procesos de facturación, evitando así las posibles duplicidades que pudieran surgir de los múltiples canales de recepción.

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