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Innovando la Tradición: Centralizando las Operaciones de Compras para una Autoridad Financiera Eclesiástica

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nuestro cliente actúa como la entidad financiera de la Curia Romana. Su función principal es supervisar la gestión de los activos de la Santa Sede, que incluyen propiedades inmobiliarias, inversiones financieras y otros recursos económicos. Desempeña un papel fundamental en la administración económica y financiera de la Santa Sede, brindando apoyo esencial para las actividades globales de la Iglesia Católica.

El Desafío

En 2020, nuestro cliente enfrentó un desafío crítico tras la Carta Apostólica "Normas sobre transparencia, control y competencia en los contratos públicos de la Santa Sede y el Estado de la Ciudad del Vaticano". La directiva era clara: modernizar y digitalizar las operaciones de compras para garantizar la transparencia y el control en todo el proceso de Sourcing a Pago. Esta iniciativa tenía como objetivo optimizar las operaciones, beneficiando especialmente a la oficina de compras y a los dicasterios, que son los principales usuarios de la nueva plataforma.

Los principales desafíos incluyeron:

  • Prácticas de compras fragmentadas entre las diversas entidades vaticanas.
  • Falta de supervisión centralizada.
  • Complejidad para cumplir con las regulaciones vaticanas.
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El Enfoque

Después de un análisis exhaustivo de los requisitos comerciales del cliente, Avvale aplicó su experiencia estratégica para diseñar una solución integral para gestionar los procesos de compras a lo largo de Sourcing a Contrato, Procura a Pago y el Sector Regulador, utilizando la solución SaaS de SAP Ariba.

Aprovechando 20 años de experiencia en implementaciones y servicios de asesoría en compras, incluidos casi 8 años específicamente con soluciones de SAP Ariba, el equipo de Avvale estaba bien preparado para apoyar al cliente de manera oportuna. Esto implicó entender tanto el alcance de los procesos requeridos según los estándares de la plataforma como explorar características adicionales que no se proporcionaban actualmente. Para abordar los requisitos específicos de la institución, integrar la Plataforma de Tecnología Empresarial (BTP) de SAP resultó ser la mejor opción para soluciones personalizadas y extensiones.

La fase de análisis se extendió aproximadamente por 5 meses e involucró todas las áreas comerciales relevantes, la oficina de compras de la institución, la Secretaría para la Economía del Estado de la Ciudad del Vaticano y otras entidades clave (como los 17 Dicasterios Vaticanos, Academias Pontificias, Comisiones, la Secretaría de Estado, la Guardia Suiza y la Rota Romana). Este enfoque holístico integró la experiencia profunda de Avvale en procesos de compras con las mejores prácticas de la industria, asegurando el cumplimiento de requisitos estructurales y procedimentales complejos. El curso de acción iterativo de Avvale refinó continuamente la solución a través de la retroalimentación del cliente para garantizar la mejora y sostenibilidad continua de la solución.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Al final de este proceso, la organización gestionó con éxito todo su proceso de compras en una única plataforma, garantizando el cumplimiento de las regulaciones vigentes y aumentando la colaboración con los proveedores. Los proveedores utilizan la solución Ariba Network como un punto de acceso único, ingresando información para el registro y la calificación, participando en eventos de negociación y recibiendo documentos transaccionales para el ciclo de pago.

El apoyo de Avvale incluyó actividades de gestión del cambio realizadas durante la fase final de implementación y el período de atención intensiva, logrando de inmediato un alto nivel de adopción por parte del cliente. Notablemente, poco más de dos semanas después del lanzamiento, el 99% de las entidades de la institución habían adoptado la nueva solución.

El apoyo continuo de Avvale sigue optimizando las operaciones de compras del cliente, asegurando un éxito sostenido en la gestión de los recursos económicos de la Santa Sede.

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