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SEAT Acelera el Programa de Ideas Internas a Través de la Automatización

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

SEAT es una empresa que diseña, desarrolla, fabrica y comercializa automóviles en España. Integrada en el Grupo Volkswagen, venden vehículos bajo las marcas CUPRA y SEAT, mientras que SEAT MÓ es la unidad de negocio que cubre productos y soluciones de movilidad urbana. SEAT exporta más del 80% de sus vehículos y está presente en 75 países. La compañía emplea a alrededor de 15,000 profesionales y cuenta con tres centros de producción en Cataluña.

El Desafío

La retroalimentación y las ideas de los empleados son activos valiosos, especialmente para SEAT. Anteriormente, las presentaciones de retroalimentación de la empresa solo se podían acceder a través de la red interna, lo que creaba obstáculos para los empleados que trabajaban en la línea de ensamblaje y requerían una solución más ágil. Además, los revisores de las presentaciones trabajaban a través de un proceso manual y prolongado, y a menudo se enfrentaban a acumulaciones de propuestas. SEAT se acercó a Avvale con la idea de automatizar, movilizando el proceso de evaluación y ejecución.

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El Enfoque

En conjunto con Avvale, SEAT implementó una solución creada en la plataforma SAP Cloud para promover internamente la mejora en la gestión de manera automatizada. Ahora, cuando se envía una sugerencia, se activa un proceso de evaluación en la aplicación para comenzar a revisar cualquier propuesta. Esta aplicación es accesible desde cualquier dispositivo y todos los empleados pueden enviar sus comentarios.

Después de que las sugerencias se envían a través de la aplicación, son evaluadas según un estricto conjunto de criterios establecidos por SEAT y luego se analiza el potencial retorno de la inversión (ROI). El equipo encargado de gestionar las mejoras puede revisar qué ideas son beneficiosas para la empresa y generar informes para una evaluación posterior.

Para la dirección, esta solución permite aumentar la precisión, proporcionar un retorno de la inversión inmediato y optimizar los procesos tanto a nivel regional como global.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Con esta solución, SEAT automatizó su proceso de selección de ideas y aumentó la tasa de respuesta al brindar la oportunidad de recibir comentarios de los trabajadores de primera línea. Gracias a la aplicación, el proceso de evaluación de ideas es más rápido, ya que las sugerencias sólidas pueden ejecutarse más pronto que tarde.

El número de envíos de ideas en el primer semestre aumentó a más de 3,000 propuestas, de las cuales el 81% eran válidas para su revisión posterior, y el 3% llegaron a la fase de implementación.

Además de la aplicación, el departamento de recursos humanos experimentó mejoras en la integración con el sistema de nómina para las recompensas de los empleados y la integración con SuccessFactors.

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