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Arco Educação reduce el tiempo que lleva crear estados financieros en un 75%

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Arco Educação es una empresa brasileña centrada en soluciones educativas desde la educación infantil hasta el bachillerato, que desarrolla contenidos, tecnología y servicios para más de 3 millones de alumnos y casi 9.000 escuelas privadas de todo el país. Con un crecimiento superior al 35% anual, la empresa ha ido ampliando su cartera y su alcance territorial. Fundada en 2006, la misión de Arco es transformar el ecosistema educativo, aportando cada vez más valor a las escuelas de todo Brasil.

El Desafío

Arco Educação,una startup de rápido crecimiento, se hizo rápidamente un nombre en el mercado nacional. Sin embargo, este intenso ritmo trajo consigo retos, especialmente en la estructuración de los procesos internos, lo que repercutía directamente en el cierre de las cuentas y la emisión de los estados financieros.

Con 16 empresas en el grupo y datos distribuidos en 5 fuentes diferentes, el proceso de consolidación financiera se volvió complejo y se gestionaba manualmente mediante hojas de cálculo. Este escenario puso de manifiesto la necesidad de una solución que no solo optimizara la gobernanza de los datos, sino que también garantizara la seguridad de la información sensible.

Inicialmente, Arco Educação adoptó una herramienta  para mejorar el cierre contable, pero la solución resultó insuficiente para hacer frente al creciente volumen y complejidad, lo que llevó a la empresa a buscar una alternativa más sólida y eficaz. 

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El Enfoque

Reconociendo la necesidad de una solución a medida y completa, Arco se dirigió a Avvale gracias a nuestra profunda experiencia en consolidación financiera y a nuestro historial en la realización de implantaciones complejas y de gran envergadura. Juntos, nos embarcamos en la misión de transformar las operaciones financieras de Arco con Oracle Financial Consolidation and Close (FCC).

El principal reto consistía en unificar las distintas fuentes de datos en un único repositorio. Con el apoyo de Avvale, Arco creó una sólida área de preparación, estandarizando el plan de cuentas y limpiando la base de datos.

A partir de un trabajo de mapeo detallado, se diseñaron técnica y funcionalmente todos los estados financieros y los procesos de cierre contable, dando como resultado una solución personalizada y totalmente alineada con los requisitos del negocio. 

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El Impacto

La transformación conseguida con el enfoque estratégico de Avvale ha redefinido las operaciones financieras en Arco Educação, reduciendo el tiempo necesario para crear el presupuesto hasta en un 75%. Esta eficiencia se debe a la centralización de los datos de consolidación en la nueva herramienta y a la posibilidad de que varios usuarios trabajen simultáneamente en el proceso, algo que era imposible con el uso anterior de hojas de cálculo.

Además, se prevé un importante ahorro de tiempo en la creación y revisión de informes, ya que se ha automatizado el proceso manual. La gobernanza de la información también ha mejorado notablemente, con un mayor control de los roles de trabajo y la posibilidad de que los empleados accedan a la misma base de datos sin necesidad de versionar ni correr el riesgo de perder información, así como de auditar los cambios.

La solución también ha permitido a Arco identificar problemas en los procesos de integración entre ERP que antes pasaban desapercibidos, aumentando la fiabilidad de la información generada. 

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