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Corvias Ahorra 10.000 Horas de Trabajo al Año y Reduce Cinco Puntos de Contacto Contables con SAP S/4HANA® y SAP BTP

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Las comunidades pueden experimentar un rápido crecimiento, pero a menudo se quedan atrás en la mejora de sus infraestructuras. Durante más de 20 años, Corvias ha sido un socio público-privado de confianza en infraestructuras para instituciones de educación superior y el ejército estadounidense. Se trata de una auténtica empresa estadounidense que proporciona una base sólida a aquellos que sirven y enriquecen a los Estados Unidos proporcionando soluciones para la vivienda, la energía, la financiación, la construcción y mucho más.

Con una amplia gama de servicios, Corvias necesitaba consolidar la tecnología y los flujos de trabajo, seleccionados y mantenidos de forma independiente por las unidades de negocio. Cinco herramientas de compra y tres sistemas de contabilidad, además de sistemas de RR.HH., TI, gestión de riesgos, contabilidad y finanzas desconectados, obstaculizaban los planes de crecimiento y servicio futuros de Corvias. Buscando simplificar su arquitectura de TI con una solución escalable, flexible y preparada para el futuro, Corvias recurrió a Avvale y SAP para reimaginar los flujos de trabajo de back-office para ayudar a impulsar la eficiencia en combinación con la tecnología, trabajando con mayor agilidad para ayudar a los soldados, educadores y otros que sirven y protegen a los Estados Unidos.

 

 

El Desafío

La estructura organizativa preexistente de Corvias contaba con un complejo entramado en el que los sistemas de contabilidad y compras funcionaban de forma aislada. Además, un proceso manual de asignación de costos era susceptible de errores humanos. En respuesta a estos retos, existía un fuerte deseo de agilizar los flujos de trabajo y garantizar que la información crítica llegara a las personas adecuadas, mejorando así la calidad de la toma de decisiones. Había una necesidad apremiante de establecer un sistema integrado que pudiera automatizar la transferencia de datos entre diversos procesos, lo que en última instancia conduciría a mejoras significativas en la eficiencia y la eficacia operativa general.

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El Enfoque

Con Avvale, Corvias desplegó SAP S/4HANA® Cloud private edition y SAP® Business Technology Platform (SAP BTP) para centralizar los datos, facilitando la integración de los procesos de compras y contabilidad. Esta integración se complementó con las aplicaciones SAP Fiori®, que permiten el desarrollo de aplicaciones a medida diseñadas para agilizar la asignación de los costos de los segmentos. Para garantizar el éxito de la selección del software y la perfecta implementación de estas soluciones, Avvale proporcionó orientación y apoyo, asegurando que el proyecto de integración progresara sin problemas y de manera eficiente.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Esta implementación ha reportado importantes beneficios a Corvias. Los responsables de la toma de decisiones tienen ahora acceso a información procesable, y el proceso de asignación de costos se ha automatizado, proporcionando a las unidades de negocio una visión granular de sus costos reales y su rentabilidad. Esta transformación también ha tenido el efecto positivo de liberar al personal de tareas rutinarias, ahorrando unas 10.000 horas de trabajo y permitiéndoles concentrarse en tareas de mayor valor. En particular, los puntos de contacto para el equipo de cuentas por pagar se han reducido de siete a solo dos en el 75% de los casos, debido principalmente a la automatización de la gestión de órdenes de compra basada en SAP BTP. Además, las funciones de seguridad de datos se han armonizado en toda la organización, lo que reduce el trabajo administrativo de los equipos locales. Los libros mayores se ejecutan ahora en diez minutos, frente a siete horas.

Por último, el resultado es una plataforma flexible y escalable que permite a Corvias centrarse ahora en servir mejor a quienes protegen y hacen progresar a Estados Unidos en los sectores público y privado.

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