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Evolução Financeira: unificação de operações por meio de um portal centralizado de autogerenciamento 

Nosso cliente é uma das maiores e mais estratégicas empresas da Colômbia, operando em toda a cadeia de valor de hidrocarbonetos, desde a exploração e produção até o refino, o transporte e a comercialização.  Com uma forte presença na Colômbia e operações em expansão no Brasil, no México e nos Estados Unidos, a empresa desempenha um papel fundamental no setor de energia. Sua ampla rede de mais de 18 subsidiárias impulsiona o crescimento e a inovação em várias regiões.

O Desafio

Dando continuidade à estratégia de inovação e transformação digital, o Departamento de Operações Financeiras da empresa precisava integrar, otimizar e automatizar os sistemas e bots que atualmente estão configurados em várias plataformas. O objetivo era consolidá-los em um único portal de autogerenciamento. Esse portal centralizado melhorará os processos da área financeira, incluindo gerenciamento de portfólio, cobrança, pagamentos, contas a pagar, faturamento, gerenciamento de impostos e contabilidade em mais de 18 subsidiárias em todo o país.

O departamento estava buscando um ponto de acesso seguro e centralizado que otimizasse o uso de recursos, integrando-se aos sistemas de informações financeiras existentes e permitindo o autogerenciamento de solicitações em tempo real, com rastreamento automatizado e resolução em tempo hábil. O objetivo adicional era melhorar a experiência do usuário na busca, consulta, classificação e escalonamento de informações.

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A Abordagem

A Avvale liderou a implementação do Portal de Autogestão Financeira da empresa, garantindo o alinhamento com os objetivos da gerência sênior. Desde o início, o foco foi entender profundamente os processos, os KPIs e as necessidades específicas da empresa para oferecer uma solução personalizada, robusta e segura. Dividido em três fases e orientado por metodologias ágeis, como o Design Thinking, o projeto evoluiu desde a concepção até o refinamento da experiência do usuário.  A Avvale elaborou uma solução que mesclou integrações avançadas do SAP e do OpenText em um portal de fácil utilização, abrangendo áreas como comunicação, compras, finanças e vendas, garantindo mais agilidade, autonomia e eficiência para as operações dos clientes.

 

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O Impacto

A implementação do Portal de Autogestão Financeira transformou as operações financeiras da empresa ao centralizar consultas e procedimentos em uma plataforma segura e integrada. Ele automatizou 100% das tarefas manuais, reduzindo significativamente as chamadas e os e-mails entre as áreas e gerando uma economia estimada de até 1.250 horas-homem por mês. O portal melhora o atendimento ao cliente e ao fornecedor, simplifica processos como pagamentos, faturamento e gerenciamento de impostos e permite o progresso em direção a um sistema fiscal único para a empresa e suas subsidiárias. Além de fortalecer o relacionamento com as partes interessadas, o portal aumenta a sustentabilidade operacional e financeira, promovendo práticas alinhadas com a responsabilidade corporativa e adaptando-se de forma eficiente às mudanças regulatórias.

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