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Caliente.mx: Automação Inteligente Impulsionando as Finanças a toda Velocidade

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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A Caliente.mx é a plataforma líder de apostas e jogos online do México, operando em um ambiente acelerado e altamente regulamentado, onde velocidade e controle devem coexistir. À medida que a empresa se expandiu por unidades de negócios e países, as operações financeiras se tornaram um facilitador crítico do crescimento. Para acompanhar o ritmo, a Caliente fez uma parceria com a Avvale para reimaginar sua função de Contas a Pagar, passando de processos manuais e fragmentados para um modelo inteligente, escalável e pronto para o futuro.

O Desafio

À medida que a Caliente crescia a toda velocidade em todos os negócios e fronteiras, suas operações financeiras começaram a sentir o impacto.

O volume de faturas aumentou, os formatos se diversificaram e as aprovações ficaram mais lentas, pois as equipes dependiam muito de atividades manuais e de uma coordenação complexa entre departamentos. Cada nova unidade de negócios e exigência regulatória adicionava camadas de validação, aumentando o risco de erros e atrasos.

Esses obstáculos tornavam demorado o envolvimento eficaz de equipes como marketing e compras, enquanto o departamento financeiro lutava para manter controles consistentes. A Caliente precisava de um sistema que pudesse automatizar atividades repetitivas, melhorar a visibilidade e facilitar a cooperação interna para apoiar a expansão contínua.  

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A Aprovação

A Avvale ajudou a Caliente a automatizar o processamento de faturas, ao mesmo tempo em que fortaleceu a colaboração, a visibilidade e o controle entre as equipes.

A solução Intelligent AP da Avvale foi implementada utilizando IA, aprendizado de máquina e fluxos de trabalho inteligentes para capturar e validar automaticamente os dados das faturas, permitindo que apenas as verdadeiras exceções fossem encaminhadas para revisão. Regras de roteamento inteligentes garantiram que as discrepâncias chegassem rapidamente às equipes certas, minimizando atrasos e mantendo as aprovações em dia. A implementação seguiu princípios básicos claros e aproveitou aceleradores pré-construídos e kits de ferramentas de implantação, permitindo uma rápida implementação alinhada com as prioridades operacionais da Caliente. As equipes financeiras e operacionais foram integradas por meio de painéis intuitivos, KPIs e ferramentas de visibilidade em tempo real, garantindo a adoção e o valor a longo prazo para os negócios.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

A complexidade da AP da Caliente transformou-se em um impacto comercial mensurável: o que antes era complexidade operacional agora oferece valor comercial tangível.

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Agora, na Caliente, as faturas podem ser lançadas de ponta a ponta sem intervenção humana, permitindo que as equipes de contas a pagar deixem de fazer a entrada manual de dados e se concentrem apenas no tratamento de exceções.

A solução oferece conformidade consistente entre países e moedas, com impostos sendo tratados de forma precisa e confiável. As equipes financeiras relatam uma carga de trabalho muito mais leve e um processo de ponta a ponta mais suave, com melhorias claras em precisão, controle e facilidade de uso em comparação com o sistema anterior.

A moderna arquitetura baseada em nuvem suporta vários anexos e aprovações em vários níveis por centro de custo, fornecedor e código da empresa, garantindo escalabilidade e prontidão para futuras atualizações de ERP. Como resultado, a Caliente construiu uma governança forte, melhorou a colaboração e criou uma base moderna de contas a pagar para apoiar o crescimento contínuo dos negócios.

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