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Tradição Inovadora: Centralização das Operações de Aquisição de uma Autoridade Financeira Eclesiástica

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nosso cliente é uma entidade financeira da Cúria Romana. A sua principal função é supervisionar a gestão dos ativos da Santa Fé, incluindo propriedades imobiliárias, investimentos financeiros e outros recursos econômicos. Desempenha um papel fundamental na administração econômica e financeira da Santa Fé, fornecendo um apoio essencial nas atividades globais da Igreja Católica.

O Desafio

Em 2020, nosso cliente enfrentou um desafio crítico na sequência da Carta Apostólica “Normas sobre transparência, controle e concorrência nos contratos públicos da Santa Fé e do Estado da Cidade do Vaticano”. A diretiva era clara: modernizar e digitalizar as operações de aquisição para garantir a transparência e o controle de todo o processo “Source-to-Pay”. Esta iniciativa visava racionalizar as operações, beneficiando particularmente o gabinete de compras e os dicastérios, os principais utilizadores da nova plataforma.

Os principais desafios incluíam:  

  • Práticas de aquisição fragmentadas em várias entidades do Vaticano;
  • Falta de supervisão centralizada;
  • Complexidade na adesão aos regulamentos do Vaticano.
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A Abordagem

Após uma análise aprofundada dos requisitos de negócio do cliente, a Avvale aplicou a sua experiência estratégica para determinar uma solução abrangente para a gestão dos processos de aquisição através de Source to Contract, Procure to Pay e do Setor Regulado, utilizando SaaS da SAP Ariba.  

Aproveitando 20 anos de experiência em implementações de aquisições e serviços de consultoria, incluindo quase 8 anos especificamente com soluções SAP Ariba, o time da Avvale estava bem-preparado para apoiar prontamente o cliente. Isso significava entender a cobertura dos processos necessários de acordo com os padrões da plataforma e explorar recursos adicionais não fornecidos atualmente. Para atender aos requisitos específicos da instituição, a integração do Bussines Technology Platform (BTP) da SAP provou ser a melhor opção para soluções e extensões personalizadas.  

A fase de análise durou aproximadamente 5 meses e envolveu todas as áreas de negócios relevantes, o escritório de compras da instituição, a Secretaria de Economia do Estado da Cidade do Vaticano e outras entidades-chave (como os 17 Dicastérios do Vaticano, as Academias Pontifícias, as Comissões, a Secretaria do Estado, a Guarda Suíça e a Rota Romana). Essa abordagem holística integrou a profunda experiência da Avvale em processos de aquisição com as melhores práticas do setor, garantindo a conformidade com requisitos estruturais e processuais complexos. O plano de ação iterativo da Avvale aperfeiçoou continuamente a solução através do feedback do cliente para garantir a melhoria contínua e a sustentabilidade da solução.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

No final desta jornada, a organização conseguiu gerir com sucesso todo o seu processo de compras em uma única plataforma, garantindo a conformidade com os regulamentos atuais e aumentando a colaboração com os fornecedores - os quais utilizaram a solução Ariba Network como um ponto de acesso único, introduzindo informações para registro e qualificação, participando em eventos de negociação e recebendo documentos transacionais para o ciclo de pagamento.  

O apoio da Avvale incluiu atividades de gestão da mudança conduzidas durante a fase final da implementação e o período de hypercare, alcançando imediatamente um elevado nível de adoção por parte dos clientes. De forma notável, em pouco mais de duas semanas após o lançamento, 99% das entidades da instituição tinham adotado a nova solução.  

O apoio contínuo da Avvale, continua a otimizar as operações de aquisição do cliente, garantindo um sucesso sustentado na gestão dos recursos econômicos da Santa Fé. 

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