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Arco Educação reduz em 75% o tempo de elaboração das demonstrações financeiras

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A Arco Educação é uma empresa brasileira focada em soluções educacionais desde a educação infantil até o ensino médio, desenvolvendo conteúdo, tecnologia e serviços para mais de 3 milhões de alunos e quase 9 mil escolas particulares em todo o país. Com crescimento de mais de 35% ao ano, a empresa vem ampliando seu portfólio e abrangência territorial. Fundada em 2006, a Arco tem como missão transformar o ecossistema educacional, entregando cada vez mais valor às escolas de todo o Brasil. 

O Desafio

A Arco Educação, uma startup em franco crescimento, rapidamente se destacou no mercado nacional. No entanto, esse ritmo intenso trouxe desafios, principalmente na estruturação dos processos internos, impactando diretamente o fechamento contábil e a emissão das demonstrações financeiras.

Com 16 empresas no grupo e dados distribuídos em 5 fontes diferentes, o processo de consolidação financeira tornou-se complexo e era gerenciado manualmente por meio de planilhas. Esse cenário evidenciou a necessidade de uma solução que, além de otimizar a governança dos dados, garantisse a segurança das informações sensíveis.

Inicialmente, a Arco Educação adotou uma ferramenta de menor porte para melhorar o fechamento contábil, mas a solução se mostrou insuficiente para lidar com o crescente volume e complexidade, levando a empresa a buscar uma alternativa mais robusta e eficaz. 

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A Abordagem

Reconhecendo a necessidade de uma solução personalizada e abrangente, a Arco procurou a Avvale graças à nossa profunda experiência em consolidação financeira e ao nosso histórico de implementações complexas e de alto risco. Juntos, embarcamos em uma missão para transformar as operações financeiras da Arco com o Oracle Financial Consolidation and Close (FCC).

O principal desafio era unificar as várias fontes de dados num único repositório. Com o apoio da Avvale, a Arco criou uma área de preparação robusta, padronizando o plano de contas e limpando o banco de dados.

A partir de um trabalho detalhado de mapeamento, todas as demonstrações financeiras e processos de fechamento contábil foram técnica e funcionalmente desenhados, resultando em uma solução customizada e totalmente alinhada aos requisitos do negócio. 

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O Impacto

A transformação alcançada com a abordagem estratégica da Avvale redefiniu as operações financeiras da Arco Educação, reduzindo o tempo de elaboração do orçamento em até 75%. Essa eficiência se deve à centralização dos dados de consolidação na nova ferramenta e à possibilidade de vários usuários trabalharem simultaneamente no processo - o que era impossível com o uso anterior de planilhas.

Para além disso, prevê-se uma economia de tempo significativa na criação e revisão de relatórios, uma vez que o processo manual foi automatizado. A governança da informação também foi significativamente melhorada, com maior controle sobre as funções de trabalho e a possibilidade de os funcionários acessarem a mesma base de dados sem a necessidade de versionamento ou o risco de perda de informações, além da auditoria das alterações.

A solução permitiu ainda à Arco identificar problemas nos processos de integração entre ERPs que antes passavam despercebidos, aumentando a confiabilidade das informações geradas. 

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