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A Friopeças otimiza o orçamento e o planejamento da força de trabalho

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Com raízes em Belo Horizonte, a Friopeças começou em 1994 como varejista de peças originais e, em 1998, passou a vender no mercado atacadista. Hoje, comercializa diversos produtos em sua rede física e no comércio eletrônico, como condicionadores de ar, eletrodomésticos, eletrônicos portáteis e acessórios.

O Desafio

Para tomar decisões mais eficazes sobre a força de trabalho, a Friopeças fez uma parceria com a Avvale para aumentar o controle sobre a folha de pagamento como um meio de consolidar seus dados para analisá-los com mais eficiência. Uma solução otimizada de orçamento e planejamento forneceria uma visão completa e detalhada das despesas, permitindo que a organização assumisse o controle total de seus dados. Para isso, a Avvale implementou o Oracle Planning Cloud para a Friopeças.

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A Abordagem

Essa implementação foi dividida em duas fases, primeiro com foco na implantação dessa solução no departamento financeiro e, depois, para o orçamento de RH. Na primeira fase do projeto, foi implantado o Oracle Planning Cloud. Com foco no controle, ele permite eficiência no planejamento das visões financeiras de DRE, balanço patrimonial e fluxo de caixa no nível de produtos e centros de custo. A solução trouxe diversas melhorias, como agilidade nos cenários projetados, precisão no planejamento orçamentário e centralização das informações.

No início da segunda fase, a mesma solução tecnológica foi utilizada para o orçamento de RH e construída dentro do pacote EPM. Nesse novo sistema, agora é possível planejar toda a folha de pagamento por funcionário e cargo, utilizando as regras de negócios de pessoal. Os usuários também podem integrar automaticamente esses detalhes ao orçamento financeiro para que sejam refletidos nas despesas. Essa integração também permite que os usuários criem painéis de controle, aumentando a análise de dados.

O escopo do projeto consistiu na inclusão de regras de negócios para a projeção de despesas com folha de pagamento, seguindo aberturas orçamentárias como funcionário, cargo, centro de custo e filial.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

O Oracle Planning Cloud oferece uma série de benefícios para a Friopeças em termos de orçamento e gestão financeira. Um dos principais resultados é a capacidade de ter maior controle e padronização do orçamento para despesas com folha de pagamento. A plataforma também permite uma visão completa das simulações de cenários em que o número de funcionários é variado para prever o impacto sobre as finanças. Isso é fundamental para um planejamento financeiro eficaz e permite uma melhor tomada de decisões, fornecendo uma visão única das informações sobre a folha de pagamento realizada e orçada. O sistema também permite o planejamento de benefícios por funcionário e a integração automática com as despesas do DRE. Essa visão ampla de todos os dados financeiros e orçamentários ajuda a otimizar o fluxo de trabalho da equipe financeira e a aumentar a precisão dos dados. De modo geral, o uso do Oracle Planning Cloud permite que a Friopeças reduza o tempo operacional nas áreas de RH e finanças e tome decisões mais informadas com base em dados financeiros confiáveis.

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