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Reduzindo o tempo de fechamento por meio de um ecossistema financeiro consolidado

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nosso cliente é um fabricante italiano de produtos de café reconhecido mundialmente, que opera em várias cafeterias de varejo com uma ampla gama de ofertas em seu portfólio de produtos. Com mais de 120 anos de história, essa empresa familiar se transformou em uma empresa global com mais de dois bilhões em receita e quase quatro mil funcionários.

O Desafio

A empresa teve um crescimento rápido nos últimos anos devido a uma estratégia global de aquisições. Naturalmente, ela precisou evoluir seu modelo de controle de acordo com as novas oportunidades oferecidas pelo mercado. Nosso cliente queria aumentar a eficiência de sua ferramenta interna de relatórios, pois havia atrasos no acesso a dados planejados precisos para compartilhar com os controladores financeiros. Além disso, o departamento financeiro gerenciava todo o processo de orçamento no Excel e, em seguida, carregava os dados coletados no SAP ECC para o cálculo completo. Por fim, eles queriam integrar o processo de consolidação financeira ao processo de planejamento para reduzir os recursos gastos no processo de controle.

Para aproveitar o cenário financeiro ideal, nosso cliente precisava de uma solução que permitisse um processo de criação de orçamento mais inteligente e enxuto, reduzindo o tempo de fechamento e obtendo uma análise detalhada da margem.

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A Abordagem

A Avvale realizou uma análise de processo personalizada do ecossistema financeiro do cliente. Usando essas descobertas, eles criaram um fluxo de trabalho de negócios eficiente, consolidando sua plataforma com o SAP BPC 10.1. Essa solução oferece um modelo de Planejamento e Controle forte e flexível para otimizar os processos de negócios.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

A implementação de um modelo estruturado de Planejamento e Controle resultou em vários benefícios para a organização. Em primeiro lugar, reduziu significativamente o tempo gasto com o fechamento do mês e com o planejamento, pois agora há uma forte integração entre o financeiro e outros modelos de planejamento departamental. Essa integração também resultou em uma conformidade confiável com o modelo IFRS, garantindo que os dados sejam consistentes e possam ser rastreados entre os relatórios externos e internos.

Além disso, os KPIs relevantes por área de responsabilidade estão agora disponíveis, juntamente com os cálculos de margem, tanto ao nível global quanto local. A implementação do modelo Planning & Control também facilitou a integração entre os processos de controle e transacionais, levando a uma entrada de dados mais orientada, regras de validação e controle de tarefas para os usuários.

Por fim, a disponibilidade de dados de fácil acesso e a automação aprimorada reduziram o tempo necessário para lidar com atividades de planejamento, orçamento e consolidação.

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