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Madrileña Red De Gas reduz o tempo de resposta de horas para minutos com a RPA

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

A Madrileña Red de Gas é a primeira empresa na Península Ibérica a operar uma rede de distribuição totalmente independente do restante dos negócios na cadeia de valor do gás. É também a terceira maior empresa de distribuição de gás da Espanha por número de pontos de fornecimento - mais de 898.000. Atualmente, distribui gás em 59 municípios da Comunidade Autônoma, incluindo a capital, Madri.

O Desafio

A Madrileña Red de Gas enfrentou o desafio de gerenciar com eficiência seu processo de resposta manual a reclamações de várias entidades oficiais. A solução precisava enfrentar os desafios de alto volume, compreensão de documentos e integração, além de extrair corretamente campos específicos de reclamações em PDF. Após analisar várias soluções de mercado, eles optaram pela automação de processos robóticos (RPA) implementada pela Avvale, como a solução mais adequada para suas necessidades.

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A Abordagem

A RPA utiliza aplicações especializadas, conhecidos como robôs de software, para automatizar e padronizar processos comerciais repetitivos. Trabalhando como assistentes virtuais, os bots replicam automaticamente as mesmas etapas que uma pessoa executaria. Isso reduz o número de tarefas tediosas, otimizando o tempo dos funcionários para que se concentrem em outros projetos estratégicos ou geradores de receita para a organização. Para apoiar o aspecto de automação da RPA, foi implementado o UiPath. Com esse recurso de automação, os erros do usuário foram eliminados, o tempo gasto em tarefas simples foi reduzido e os fluxos de trabalho foram padronizados.
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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

A Madrileña Red de Gas implementou com sucesso uma solução de RPA com a ajuda da Avvale, que forneceu uma solução moderna e personalizada para suas necessidades em apenas um mês e meio. A solução UiPath oferece monitoramento e execução baseados na nuvem por meio do Orchestrator, e sua capacidade de interagir e se integrar à maioria dos sistemas permite a coleta e a entrada eficientes de dados. O departamento de atendimento ao cliente obteve benefícios imediatos, pois seus processos foram otimizados e todo o ciclo de reclamação do cliente agora pode ser rastreado, melhorando a experiência do cliente e maximizando a produtividade.

A implementação também trouxe vantagens adicionais, incluindo economias significativas de tempo e custo. A implantação de um robô para analisar reclamações e coletar dados para a elaboração de cartas de resposta, um processo que antes levava de três a quatro horas, agora leva apenas cinco minutos. A capacidade de gerenciar o fluxo e a taxa de resposta de reclamações de órgãos oficiais também resulta em economia de custos. Além disso, o processo automatizado reduz significativamente o potencial de erro humano, pois a coleta de dados e as cartas de resposta agora seguem uma lógica definida. De modo geral, a solução de RPA proporcionou à Madrileña Red de Gas novas funcionalidades que melhoram o atendimento ao cliente e aumentam a capacidade de resposta.

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