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Alpitour World: Low-Code Como Catalisador da Transformação Digital 

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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A Alpitour World, líder européia no setor de turismo, operando em mais de 15 países, se destaca por sua inovação contínua. Com cinco divisões operacionais que abrangem desde operações de turismo até hospitalidade, a empresa se estabeleceu por meio de investimentos estratégicos em tecnologia. Ao investir mais de 20 milhões de euros em soluções tecnológicas, a Alpitour World lançou o projeto inNOVA, que levou à criação de um Centro de Excelência (CoE) dedicado à inteligência artificial, automação e low-code, com o objetivo de otimizar processos e recursos internos. 

O Desafio 

Com uma estrutura diversificada e operações complexas, a Alpitour World enfrentou desafios significativos no gerenciamento de seus processos de negócios. Em particular, a plataforma BPM existente era rígida e seguia uma abordagem de desenvolvimento em cascata, que não atendia às demandas dinâmicas de um mercado em constante evolução. Os tempos de desenvolvimento eram muito longos, e os recursos limitados do sistema impactavam negativamente a agilidade operacional. 

Essa situação se tornou particularmente crítica em duas áreas: a gestão de contratos pelo Groups Office e a comunicação de mudanças operacionais em voos. No primeiro caso, o uso de ferramentas tradicionais como e-mails e documentos manuais levou a ineficiências, altos custos e tempos de processamento insustentáveis. A complexidade do processo resultou em operações lentas, dificultando a capacidade do escritório de lidar com um volume crescente de contratos. Ao mesmo tempo, a comunicação de mudanças operacionais em voos exigiu um processo mais estruturado. A falta de um fluxo de trabalho claro e centralizado aumentou o risco de erros, reduziu a transparência entre as equipes e atrasou os tempos de resposta às mudanças. 

summer holidays

A Abordagem

Com mais de 30.000 orçamentos de férias gerados diariamente e um volume de atividades em constante crescimento, tornou-se essencial adotar uma plataforma capaz de padronizar procedimentos, melhorar a colaboração e acelerar processos. A Avvale reconheceu essa necessidade e propôs o Mendix como uma solução inovadora: uma plataforma de desenvolvimento low-code projetada para simplificar e automatizar processos-chave, conhecida por sua flexibilidade, design intuitivo e fácil integração com tecnologias como DocuSign para assinaturas digitais. 

Graças a uma Prova de Conceito (PoC) altamente complexa desenvolvida pela equipe da Avvale em apenas um mês, a Alpitour World conseguiu testar o potencial da plataforma. A Mendix demonstrou rapidamente sua capacidade de atender às necessidades de negócios, integrando-se de forma flexível aos fluxos de trabalho existentes e reduzindo significativamente os tempos de implementação. A escolha da Mendix permitiu o rápido desenvolvimento de aplicativos por meio de uma interface intuitiva de arrastar e soltar, minimizando a necessidade de codificação manual. O tempo de gerenciamento de processos complexos foi ainda mais reduzido graças a uma abordagem visual e ao uso de modelos predefinidos, tornando a adoção da tecnologia mais ágil. A integração com APIs e a disponibilidade de vários conectores nativos facilitaram conexões perfeitas com sistemas existentes, garantindo flexibilidade e escalabilidade. 

digital platform

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

A adoção do Mendix transformou os processos operacionais da Alpitour World, entregando resultados concretos e mensuráveis. Na gestão de contratos, os tempos de processamento foram reduzidos em 50%, enquanto os custos dos contratos diminuíram em 36%. A capacidade do Groups Office aumentou, com um aumento de 19% nos contratos tratados anualmente. 

Para gerenciar mudanças operacionais, a plataforma garantiu uma comunicação mais rápida e eficaz, reduzindo drasticamente os erros graças aos fluxos de trabalho padronizados e transparentes. 

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