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Gerenciamento perfeito de 40.000 contratos: Como a Oi revolucionou as operações financeiras
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
A Oi, uma das principais empresas de telecomunicações do Brasil, cresceu de uma operadora local para um dos maiores provedores do país. Seu portfólio inclui telefonia fixa, banda larga e TV por assinatura, com foco em inovação e conectividade de alta qualidade. A Oi utiliza tecnologia avançada para garantir serviços eficientes e seguros e conta com uma infraestrutura de abrangência nacional. A empresa também está comprometida com a sustentabilidade e a responsabilidade social. A evolução da Oi destaca seu papel significativo no setor de telecomunicações do Brasil.
O Desafio
A Oi precisava urgentemente migrar seu sistema Hyperion Financial Management (HFM) da Oracle, que estava desatualizado, tinha licenças expiradas e não contava mais com o suporte do fornecedor. Além disso, havia uma demanda crítica para otimizar o carregamento e a otimização dos processos sem alterar significativamente os fluxos de trabalho estabelecidos e familiares aos usuários.
Um desafio significativo era também estar em conformidade com a norma contábil CPC 06, que regulamenta a gestão de arrendamentos e aluguéis. Para resolver isso, a Oi decidiu expandir o escopo do trabalho implementando a solução IFRS 16, que se alinha aos padrões internacionais de contabilidade para arrendamentos.
A Abordagem
A Avvale começou realizando uma avaliação profunda dos processos financeiros existentes da Oi para mapear completamente o caminho da migração. Essa análise orientou o desenvolvimento de um plano de trabalho abrangente, garantindo o mínimo de interrupção das operações estabelecidas.
Em estreita colaboração com as equipes financeira e de segurança da Oi, a Avvale facilitou a migração para o Oracle EPM Cloud, com atenção especial para aumentar a eficiência do processo e manter a familiaridade dos usuários. Durante todo o projeto, a Avvale forneceu recomendações de melhores práticas, simplificando as operações financeiras e alinhando-as com os padrões de governança líderes de mercado.
A implementação da solução IFRS-16 da Oracle também foi crucial para gerenciar o vasto portfólio da Oi. Em parceria com a equipe de segurança da Oi, a Avvale garantiu a conformidade com os requisitos da SOX, abordando todas as preocupações relacionadas à segurança, ao controle de acesso e à usabilidade da interface.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
O Impacto
Após a implementação da Avvale, a Oi melhorou a velocidade e a precisão de seu processo de fechamento, reduzindo os erros manuais e simplificando as operações. A automação dos processos de IFRS-16 melhorou a governança para gerenciar mais de 40.000 contratos de aluguel e leasing usando uma ferramenta robusta líder de mercado. O Oracle Financial Consolidation and Close modernizou significativamente a consolidação corporativa, reduzindo o tempo de atualização do banco de dados de 40 minutos para apenas 2 minutos e simplificando os relatórios financeiros para uma tomada de decisão mais rápida e segura. Os relatórios agora são obtidos diretamente do aplicativo, minimizando os erros. A versão em nuvem está aumentando a maturidade do processo, com previsão de mais melhorias. Além disso, os custos de infraestrutura foram otimizados com o desligamento de cinco servidores físicos.
