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Repositório Inteligente: assistente virtual de IA da FARO redefine o gerenciamento de documentos
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
A FARO é uma marca italiana histórica especializada em soluções avançadas de iluminação para o setor odontológico. Com um forte foco em precisão e inovação, a FARO tem atendido profissionais do setor odontológico há décadas. A empresa busca continuamente por avanços tecnológicos para melhorar seus processos internos e a experiência do cliente.
O Desafio
Todos os dias, os funcionários da FARO lidavam com um volume enorme de documentos, desde alterações de rastreamento até formulários, ordens de produção e registros de materiais recebidos. As informações estavam dispersas, os fluxos de trabalho eram sobrecarregados por processos manuais, resultando em perda de tempo e ineficiências. Além de melhorar a acessibilidade, a empresa precisava de uma solução capaz de automatizar tarefas repetitivas, simplificar a tomada de decisões e aprimorar a colaboração entre as equipes.
O desafio consistia em transformar a maneira como a FARO interagia com seus dados. A empresa precisava de uma solução que pudesse processar e resumir documentos de forma inteligente, extrair insights importantes, auxiliar na conformidade e na geração de relatórios e fornecer recomendações contextuais, tudo isso garantindo a segurança e a acessibilidade dos dados com base nas atribuições dos usuários.
A Abordagem
A chave era aproveitar a IA de forma intuitiva, capacitando os funcionários em vez de sobrecarregá-los com a complexidade. Para conseguir isso, a Avvale introduziu um assistente virtual com a tecnologia “On Your Data” do Microsoft Azure, um sistema sofisticado orientado por IA que combinava o Vector Search para recuperação rápida de dados com um modelo de linguagem grande (LLM), o ChatGPT, para processamento inteligente de conteúdo. Diferentemente dos sistemas convencionais de gerenciamento de documentos, essa solução foi projetada para ajudar ativamente os funcionários, resumindo os principais insights, automatizando tarefas de rotina e fornecendo recomendações contextuais para aprimorar a tomada de decisões.
Ao integrar perfeitamente o assistente virtual à infraestrutura existente da FARO, a Avvale garantiu que os funcionários pudessem acessar informações instantaneamente sem interromper os fluxos de trabalho estabelecidos. O sistema se atualizou continuamente por meio de sua integração com o SharePoint, mantendo a base de conhecimento da empresa dinâmica e sempre relevante. Igualmente importante, os controles de acesso baseados em funções proporcionaram uma estrutura segura, garantindo que as informações confidenciais fossem acessíveis somente ao pessoal autorizado.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
O Impacto
Com seu novo sistema alimentado por IA implementado, a FARO experimentou uma mudança significativa na eficiência operacional. Os funcionários agora podem localizar e acessar rapidamente os dados relevantes, reduzindo o tempo gasto na pesquisa de documentos e permitindo que eles se concentrem em tarefas de alto valor. A tomada de decisões tornou-se mais ágil, apoiada por insights e recomendações contextuais orientados por IA que fornecem uma perspectiva mais clara e baseada em dados sobre as operações.
Para empresas como a FARO, a mudança para a automação inteligente não é apenas uma opção - é uma necessidade em um mundo cada vez mais orientado por dados. Ao fazer parceria com a Avvale, a FARO modernizou com sucesso seu gerenciamento de documentos, reforçando seu compromisso com a sustentabilidade, a eficiência operacional e a inovação.
Em colaboração com MADE
